労働契約の成立を明確にする：求職者が内定を承諾し、企業がそれを受理した時点で、法的には「始期付解約権留保付労働契約」という労働契約が成立したと見なされます。内定通知書は、この契約の申込みを書面で明確にする役割を担い、後の「言った・言わない」といったトラブルを防ぎます。
求職者に安心感を与える：書面で正式な通知を受け取ることで、求職者は「確かにこの企業に内定したのだ」という安心感を得ることができます。特に複数の企業から内定を得ている求職者にとっては、企業の誠実な姿勢を示す材料となり、入社の意思決定を後押しする効果も期待できます。
入社までの手続きを円滑にする：内定通知書には、入社承諾書の提出期限や入社日、今後のスケジュールなどが記載されることが一般的です。これにより、求職者は入社までの準備をスムーズに進めることができます。

口頭での内定通知も法的には有効ですが、このように書面で通知することで、企業と求職者双方にとって認識の齟齬がなくなり、信頼関係の構築につながるのです。

内定通知書がない場合のリスク

「法的な義務がないなら、発行しなくても問題ないのでは？」と考えるかもしれません。しかし、内定通知書を発行しないことには、企業側・求職者側双方に無視できないリスクが伴います。特に、関連キーワードとして「内定通知書ない」と検索するユーザーが多いことからも、その不安の大きさがうかがえます。

企業側のリスクとして最も大きいのは、内定辞退につながりやすいことです。口頭での通知だけでは、求職者は「本当に内定しているのだろうか」と不安に感じ、より早く正式な書面を提示してくれた他の企業に流れてしまう可能性があります。また、労働条件などの重要な情報が口約束だけになると、後から「聞いていた話と違う」というトラブルに発展し、最悪の場合、損害賠償を請求されるケースも考えられます。

一方、求職者側のリスクは、企業の都合で一方的に内定を取り消される可能性です。書面による証拠がないため、「そんな約束はしていない」と主張されてしまえば、法的に対抗することが難しくなります。特に、現在の職場に退職を申し出た後や、転居を伴う入社準備を進めていた後に内定が反故にされれば、その損害は計り知れません。

内定通知書と類似書類との違い

採用プロセスでは、内定通知書以外にも様々な書類がやり取りされます。

特に「採用通知書」「労働条件通知書」「内定承諾書」は混同されがちですが、それぞれ異なる役割を持っています。これらの違いを正確に理解し、適切なタイミングで適切な書類を発行することが、円滑な採用活動の鍵となります。

書類名	発行者	受領者	目的・役割	法的義務
内定通知書	企業	求職者	内定の事実を正式に通知する（労働契約の申込み）	なし
採用通知書	企業	求職者	採用が決定したことを通知する（内定通知書とほぼ同義）	なし
労働条件通知書	企業	求職者	賃金や労働時間などの労働条件を明示する	あり
内定承諾書	求職者	企業	内定を承諾する意思を示す（労働契約の承諾）	なし

採用通知書との違い

採用通知書は、その名の通り「採用が決定したこと」を通知する書類です。内定通知書とほぼ同じ意味で使われることが多く、法的な位置づけにも明確な違いはありません。企業によっては、内定通知書と採用通知書を同一のものとして扱ったり、どちらか一方のみを発行したりします。

あえて使い分ける場合は、「内定通知書」で内定の意思を伝え、求職者が内定を承諾した後に、改めて「採用通知書」を発行するという流れが一般的です。しかし、実務上は「内定通知書」に統一する企業が多数派であり、両者の違いを過度に意識する必要はないでしょう。

労働条件通知書との違い

労働条件通知書は、内定通知書と明確に異なる役割を持つ、非常に重要な書類です。これは、労働基準法第15条に基づき、企業が労働者に対して賃金、労働時間、就業場所などの労働条件を明示するために発行が義務付けられている書類です。

内定通知書が「内定」という事実を伝える通知であるのに対し、労働条件通知書は「どのような条件で働くのか」という契約内容を具体的に示すものです。トラブル防止の観点から、内定通知書と労働条件通知書を同時に、あるいは労働条件通知書を兼ねた内定通知書を発行することが推奨されます。

2024年4月に改正された最新のルールに基づき、明示すべき事項が追加されているため、常に最新の法令に対応したフォーマットを使用する必要があります。

出典：2024年4月から労働条件明示のルールが変わります｜厚生労働省

内定承諾書との違い

内定承諾書は、これまで説明してきた3つの書類とは発行者が異なります。これは企業からの内定通知（労働契約の申込み）に対し、求職者が「その内定を承諾し、入社します」という意思を示すために企業へ提出する書類です。

つまり、企業が発行する「内定通知書」が契約の申込みであるのに対し、求職者が提出する「内定承諾書」は契約の承諾にあたります。

この2つの書類が交わされることで、双方の合意が形成され、正式に労働契約が成立したと見なされます。通常、内定通知書を送付する際に、返送用の内定承諾書を同封します。

内定通知書の法的効力

「内定が出れば、もう安心」と思われがちですが、「内定」には法的な意味合いが伴います。内定通知書そのものに直接的な法的効力はありませんが、それによって成立する「内定」という状態は、法的に保護された労働契約と見なされます。ここでは、その法的な側面を詳しく見ていきましょう。

内定は「始期付解約権留保付労働契約」

過去の判例（大日本印刷事件、最高裁昭和54年7月20日判決）により、

企業が内定を通知し、求職者がこれを承諾した時点で、「始期付解約権留保付労働契約」という特殊な労働契約が成立する

という考え方が確立されています。これは、少し難しい言葉ですが、以下のように分解すると理解しやすくなります。

始期付（しきつき）：労働契約が開始される日（入社日）が、将来の特定の日付に設定されている、という意味です。
解約権留保付（かいやくけんりゅうほつき）：企業側が、内定通知書に記載された「内定取消事由」に該当するようなやむを得ない事情が発生した場合に限り、契約を解約する権利を留保している、という意味です。

つまり、内定とは「入社日になったら労働者として働き始めることが決まっているが、それまでの間に重大な問題が起きた場合は、例外的に契約を解除できる」という条件付きの労働契約なのです。このため、企業は一度出した内定を自由に取り消すことはできません。

内定取り消しが認められるケース

前述の通り、内定の取り消しは法的には「解雇」と同等に扱われ、非常に厳しく制限されます。労働契約法第16条では、「客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、無効とする」と定められています。

出典：労働契約法｜e-Gov法令検索

内定取り消しが例外的に認められるのは、内定時に（あるいは採用選考時に）知ることができなかった重大な事実が判明した場合などに限られます。具体的には、以下のようなケースが挙げられます。

経歴詐称：提出された履歴書や職務経歴書に、重大な虚偽の記載があった場合。採用選考の段階でリファレンスチェックなどを通じて経歴を確認しておくと、こうしたリスクの低減につながります。
卒業不可：新卒採用において、内定者が大学等を卒業できなかった場合。
健康状態の悪化：業務に支障をきたすほどの重大な健康問題が発覚した場合。
犯罪行為：逮捕されるなど、社会的に重大な犯罪行為を犯した場合。
経営の著しい悪化：倒産の危機に瀕するなど、整理解雇の要件を満たすほど経営状態が悪化した場合。

単に「会社の雰囲気に合わなそうだから」「もっと優秀な人材が見つかったから」といった理由での内定取り消しは、不当解雇として無効になる可能性が極めて高いと言えます。

内定辞退は内定者の権利

一方で、企業からの内定取り消しが厳しく制限されるのに対し、求職者（内定者）からの内定辞退は、職業選択の自由（憲法第22条）や退職の自由（民法第627条）に基づき、原則として自由に認められています。企業としては、多大なコストと時間をかけて採用した人材に辞退されるのは大きな痛手です。しかし、内定者が内定承諾書を提出した後であっても、法的に入社を強制することはできません。

民法では、期間の定めのない雇用契約については、労働者はいつでも解約の申し入れをすることができ、申し入れの日から2週間が経過することによって終了すると定められています。

したがって、企業側ができることは、内定辞退をされないように、内定者への丁寧なフォローや魅力付けを行い、入社への意欲を高めてもらう努力をすることです。この点については、後ほど詳しく解説します。

内定通知書の記載内容とテンプレート

実際に内定通知書を作成するにあたり、どのような項目を記載すればよいのでしょうか。ここでは、一般的に記載すべき項目と、すぐに使えるテンプレート（雛形）を紹介します。

内定通知書に記載すべき7つの項目

内定通知書に決まったフォーマットはありませんが、以下の7つの項目を盛り込むと、必要事項を網羅でき、丁寧な印象を与えることができます。

発行日と宛名：書類を発行した日付（西暦）と、内定者の氏名を正確に記載します。氏名は「様」をつけ、会社名・役職・代表者名を記載し、会社印（角印）を押印するのが一般的です。
採用内定の通知：選考の結果、採用が内定したことを明確に伝える一文です。「拝啓」などの頭語から始め、応募への感謝を述べた上で、「厳正なる選考の結果、貴殿を採用内定といたしましたので、ここにお知らせいたします」といった形で記載します。
入社予定日：労働契約が開始される日です。「〇年〇月〇日」と具体的に記載します。もし調整中の場合は、その旨を記載し、別途連絡する形でも構いません。
同封書類の案内：内定承諾書や誓約書、身元保証書など、返送が必要な書類を同封した場合に、そのリストを記載します。これにより、内定者は何をすべきかを明確に把握できます。
返送書類の提出期限：内定承諾書などの返送期限を明記します。一般的には、通知日から1週間〜2週間程度で設定されることが多いですが、内定者の事情も考慮し、あまりに短すぎる期間は避けるべきです。
労働条件に関する事項：トラブル防止のため、主要な労働条件（給与、勤務地、業務内容、就業時間など）を記載することが望ましいです。ただし、詳細な条件は別途「労働条件通知書」で明示する形でも問題ありません。その場合は、「労働条件の詳細は、別途交付する労働条件通知書をご確認ください」と一言添えましょう。
問い合わせ先：内定者が不明点を確認できるよう、採用担当者の部署名、氏名、電話番号、メールアドレスを記載します。丁寧な対応が、入社への安心感につながります。

内定通知書のテンプレート（雛形）

以下に、上記の項目を盛り込んだ内定通知書のテンプレートを用意しました。貴社の状況に合わせて適宜修正し、ご活用ください。

内定通知書の送付時期と送付方法

内定通知書は、内容だけでなく、いつ、どのように送るかも重要です。タイミングが遅れたり、方法が不適切だったりすると、内定者の入社意欲を削いでしまう可能性があります。ここでは、最適な送付時期と、それぞれの送付方法のポイントを解説します。

送付時期は最終面接から10日以内が目安

内定通知書を送付する時期に法的な決まりはありませんが、一般的には最終面接から1週間〜10日以内が目安とされています。なぜなら、多くの求職者は複数の企業を同時に受けており、選考が進んでいる可能性が高いからです。

連絡が遅れると、その間に他社への入社を決めてしまう「内定辞退」のリスクが高まります。特に優秀な人材ほど、多くの企業からアプローチを受けているものです。企業側の都合で通知が遅れる場合は、まず電話やメールで「内定です。正式な書類は〇日頃にお送りします」と一報を入れるのがマナーです。

迅速で誠実な対応は、内定者に対する「あなたにぜひ入社してほしい」という熱意の表れであり、企業の印象を大きく向上させます。

内定通知のスピードや内定辞退の防止に課題を感じているなら、採用トラストが自社の状況に合わせた改善策をご提案します。

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送付方法は3つ（メール・郵送・手渡し）

送付方法には、主に「メール」「郵送」「直接手渡し」の3つがあります。それぞれにメリット・デメリットがあるため、自社の状況や採用スタイルに合わせて最適な方法を選びましょう。

メールで送付する場合

近年、採用活動のオンライン化に伴い、内定通知書をPDF化してメールで送付する企業が増えています。

メリット：郵送に比べて迅速に通知できる点です。コストもかからず、内定者がどこにいてもすぐに内容を確認できます。
デメリット：迷惑メールフォルダに振り分けられたり、見落とされたりする可能性があります。また、個人情報を含む書類のため、誤送信のリスクにも注意が必要です。
注意点：送付する際は、件名を「【株式会社〇〇】採用内定のご連絡」のように分かりやすくし、本文で添付ファイル（パスワード設定推奨）の確認を促しましょう。事前に「メールで内定通知書を送ります」と伝えておくと、行き違いを防げます。

郵送で送付する場合

従来からある最も丁寧な方法です。内定承諾書やその他の入社書類を同封して送付します。

メリット：書類が形として残るため、内定者に「正式な通知」という重みと安心感を与えることができます。入社に必要な書類を一式送れるため、手続きがスムーズに進む点も利点です。
デメリット：メールに比べて時間とコストがかかります。特に遠方の内定者には到着まで数日を要します。
注意点：「親展」と記載した封筒を使用し、送達状況が確認できる「簡易書留」や「特定記録郵便」で送ると、より安全です。返送が必要な書類がある場合は、切手を貼った返信用封筒を同封するのが親切です。

直接手渡しをする場合

最終面接後や、内定者フォローの一環として設ける「オファー面談」の場で、直接手渡しする方法です。

メリット：内定者の表情を見ながら、改めて入社の意思確認や条件のすり合わせができます。給与や待遇など、書面だけでは伝えきれない細かなニュアンスを口頭で補足し、内定者の疑問や不安をその場で解消できるのが最大の強みです。
デメリット：内定者のスケジュールを改めて確保してもらう必要があります。また、遠方に住んでいる内定者には実施が難しい場合があります。
注意点：オファー面談は、単に書類を渡す場ではありません。入社後の業務内容やキャリアパス、企業のビジョンなどを具体的に語り、内定者の入社意欲を最大限に高める絶好の機会と捉え、準備を整えて臨むことが重要です。

内定通知書作成時のよくある失敗例とチェックリスト

内定通知書は、細心の注意を払って作成すべき書類ですが、ヒューマンエラーによるミスが起こりやすいものでもあります。ここでは、実務でよく見られる失敗例と、それを防ぐためのチェックリストを紹介します。トラブルを未然に防ぐために、ぜひご活用ください。

よくある失敗例3つ

1. 誤字脱字や名前の間違い

最も基本的でありながら、最も発生しやすいミスです。特に、内定者の氏名を間違えることは、大変失礼にあたり、企業の印象を大きく損ないます。

「お祝い」の気持ちを伝えるべき書類で名前を間違えられては、内定者も「自分は本当に歓迎されているのだろうか」と不安になってしまいます。何度も確認する癖をつけましょう。

2. 条件の不一致

面接で伝えた給与額や待遇と、通知書に記載された内容が異なっているケースです。これは、内定者からの信頼を失う致命的なミスにつながります。

また、「転勤の可能性あり」といった重要な条件を記載し忘れると、入社後に「聞いていない」というトラブルに発展する可能性があります。口頭で伝えた内容は、必ず書面にも明記することが鉄則です。

3. 提出期限の配慮不足

企業側の都合で、内定承諾書の提出期限を極端に短く設定してしまうケースです。例えば、通知書が届いた2〜3日後を期限にすると、内定者は家族に相談したり、他の企業と比較検討したりする十分な時間が取れません。

このような「内定承諾の強要（オワハラ）」と受け取られかねない対応は、内定者の不信感を招き、SNSなどで企業の評判が下がるリスクも伴います。

送付前の確認チェックリスト

これらの失敗を防ぐため、内定通知書を送付する前に、必ず以下の項目を複数人でダブルチェックすることをお勧めします。

宛名：内定者の氏名（漢字・フリガナ）は正確か？
発行日：日付は正しいか？
入社日：合意した入社日で間違いないか？
労働条件：給与、勤務地、業務内容など、面接で伝えた内容と相違ないか？
同封書類：内定承諾書やその他必要な書類はすべて揃っているか？
提出期限：内定者が十分に検討できる期間（1週間〜2週間程度）が設定されているか？
返信用封筒：切手や、宛名が正しく記載された返信用封筒は同封されているか？（郵送の場合）
誤字脱字：文章全体に誤字や脱字はないか？
会社印：代表者名の横に、会社の角印は押印されているか？
問い合わせ先：担当者の連絡先は正しく記載されているか？

内定通知書で内定辞退を防ぐ工夫

採用活動のゴールは、内定を出すことではなく、優秀な人材に入社してもらい、活躍してもらうことです。しかし、売り手市場が続くなか、複数の内定を獲得した求職者が、より魅力的な企業を選ぶのは自然なことです。

そこで重要になるのが、内定通知書を活用した「内定辞退の防止策」です。事務的な書類と捉えず、内定者の心をつなぎとめるためのコミュニケーションツールとして活用しましょう。

歓迎のメッセージを盛り込む

テンプレート通りの定型文だけでなく、内定者個人に向けた手書きのメッセージや、選考で評価したポイントを具体的に伝える一文を添えるだけで、内定通知書は温かみのある特別なものに変わります。

例えば、以下のような一文を加えてみてはいかがでしょうか。

「最終面接でお話しいただいた〇〇のプロジェクト経験は、弊社の今後の事業展開において大きな力になると確信しております。」
「〇〇様の明るい人柄と、チームワークを大切にする姿勢に、社員一同大きな魅力を感じております。」

このように、なぜ「あなた」に内定を出したのかを具体的に伝えることで、内定者は「自分のことをしっかり見て、評価してくれた」と感じ、その企業に対するエンゲージメント（愛着心）が高まります。特に、面接官や配属予定部署の上長からの一言があると、より効果的です。

入社までのフォロー計画を明示する

内定から入社までの期間が空く場合、内定者は「入社まで何をすればいいのだろう」「会社は自分のことを忘れていないだろうか」といった不安を感じやすいものです。この「内定ブルー」を解消するために、内定通知書や同封の案内状で、入社までの具体的なフォローアップ計画を明示しましょう。

懇親会の案内：「〇月〇日に、内定者懇親会を予定しております。詳細は後日改めてご連絡いたします。」
社内イベントへの招待：「来月の社内勉強会にご招待しますので、ぜひご参加ください。」
定期的な連絡：「入社までの間、2週間に一度、採用担当の〇〇より近況をお伺いするご連絡をさせていただきます。」

このように、入社までの道のりを具体的に示すことで、内定者は安心して入社準備を進めることができ、企業への帰属意識も自然と高まっていきます。

企業の魅力を伝える文面の工夫

内定通知書は、企業のブランドイメージを伝える最後のチャンスでもあります。書類のフォーマットや文面に、自社らしさを反映させる工夫も有効です。

例えば、スタートアップ企業であれば、少しカジュアルで情熱的な言葉遣いで未来のビジョンを語りかけるのも良いでしょう。老舗企業であれば、歴史と伝統を感じさせる格調高いデザインや言葉を選ぶことで、安定性や信頼性をアピールできます。

また、単に書類を送るだけでなく、会社のパンフレットや社内報、社員インタビューが掲載された資料などを同封するのも効果的です。入社後の働く姿を具体的にイメージしてもらうことが、内定辞退を防ぎ、入社意欲を高めるための重要な鍵となります。

「何から手をつければよいかわからない」「自社に合ったフォロー施策を設計したい」とお考えなら、採用トラストにご相談ください。

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よくある質問（FAQ）

ここでは、内定通知書に関して採用担当者からよく寄せられる質問とその回答をまとめました。

Q1. 内定通知書は必ず発行しなければならないのですか？

A1. 法的な発行義務はありません。しかし、本記事で解説した通り、求職者に安心感を与え、後のトラブルを防ぐために、書面で発行することを強く推奨します。口頭での通知のみで済ませた場合、内定辞退や「言った・言わない」のトラブルにつながるリスクが高まります。

Q2. 内定通知書と労働条件通知書は同じですか？

A2. いいえ、異なります。内定通知書は「内定の事実」を伝える書類（発行義務なし）であるのに対し、労働条件通知書は「賃金や労働時間などの労働条件」を明示する書類（発行義務あり）です。ただし、実務上は「労働条件通知書を兼ねる内定通知書」として、1つの書類にまとめて発行することも可能です。

Q3. 内定通知書を送付した後に内定を取り消すことはできますか？

A3. 非常に困難です。内定が成立した時点で労働契約が成立しているため、内定の取り消しは「解雇」に相当します。経歴詐称や卒業不可など、客観的に見て合理的で社会通念上相当と認められる重大な理由がない限り、不当解雇として無効になる可能性が高いです。

Q4. 内定通知書はメールで送っても問題ありませんか？

A4. はい、問題ありません。近年は迅速性からメールで送付する企業が増えています。ただし、誤送信のリスクを避けるため、添付するPDFファイルにはパスワードを設定する、事前にメールで送付する旨を伝えておく、といった配慮をするとより安全です。

Q5. 内定通知書に記載する入社日は確定していなければなりませんか？

A5. 確定していることが望ましいですが、必須ではありません。在職中の内定者の場合など、退職交渉によって入社日が変わる可能性がある場合は、「入社予定日：〇年〇月〇日（調整可能）」と記載したり、「入社日については、別途ご相談の上で決定いたします」と一筆添えたりする形で柔軟に対応できます。

まとめ：不備のない内定通知書で採用を成功させよう

本記事では、内定通知書の定義や法的効力といった基礎知識から、具体的な書き方、送付方法、さらには内定辞退を防ぐための工夫まで、網羅的に解説しました。

内定通知書は、単なる事務的な書類ではありません。それは、企業の顔であり、求職者への期待と歓迎の意を伝える最初のラブレターです。この一枚の書類が、採用活動の成否を分け、企業の未来を創る人材との信頼関係を築く第一歩となります。

今回解説したポイントを参考に、ぜひ貴社も不備のない、そして心のこもった内定通知書を作成してください。それが、優秀な人材を確保し、企業の成長を加速させるための着実な一歩となるはずです。

不備のない内定通知書の作成や、採用活動全体の設計にお悩みなら、採用トラストが伴走してご支援します。

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内定通知書が持つ3つの役割