採用管理システムのAI機能でできること｜中小企業は導入すべきか

採用管理システムにAI機能が付くようになったと聞くけれど、何ができるのかよくわからない。うちは応募が月に数件なので、システムを入れるほどではない気もする。中小企業の経営者や総務担当の方から、こうした声をよく聞きます。

この記事では、採用管理システム（ATS）のAI機能でできることを種類別に整理し、AIに任せてよいこと・任せてはいけないことの線引きを示します。そのうえで、中小企業が導入すべきかを判断する目安、導入前に表計算と生成AIで始める方法、導入前の確認チェックリストまでをまとめました。

採用の仕組みづくりや数字の管理を、AIも使いながら整えたい方はヨビコムにご相談ください。

採用管理システム（ATS）とは？AI機能で増えた5つのこと

採用管理システムとは、応募者の情報や選考の進み具合を1か所で管理するためのシステムです。英語のApplicant Tracking Systemの頭文字から、ATSとも呼ばれます。複数の求人媒体からの応募をまとめたり、面接の評価を記録したり、連絡の履歴を残したりできます。基本的な機能はATS（採用管理システム）とは？機能・メリット・選び方で解説しています。

最近は、生成AIを使った機能を公表するATSが出てきています。各社の公式発表をもとに、AI機能を種類別に整理すると次のとおりです。

AI機能の種類	AIがやること	公式に案内されている例（2026年10月時点で確認）
① 求人原稿の作成	人物像や要件から、求人原稿の下書きを作る	HRMOS採用「求人自動生成機能」
② 応募書類と要件の照合	必須・歓迎要件と書類を照合し、合致度や根拠、要約を示す	HRMOS採用「書類判定アシスト機能」、HERP AI Recruiter「書類選考サポート」
③ 選考情報の要約	面接の記録や評価を読み取り、要約を作る	HERP AI Recruiter「選考サマリ」
④ 連絡文の作成	応募者への連絡や面接後の文面の下書きを作る	製品により機能の有無が異なる
⑤ 集計・分析の補助	選考の進み具合を集計し、傾向を言葉で説明する	製品により機能の有無が異なる

HRMOS採用は、2026年3月にAI機能の第1弾として「求人自動生成」と「書類判定アシスト」を公表しました。書類判定アシストは、必須要件と歓迎要件を最大10件登録しておくと、書類と要件のマッチ度を提示するものとされています。

出典：HRMOS採用、ビズリーチのノウハウを搭載したAI機能を続々提供（HRMOS・2026年3月13日）

株式会社HERPは、2026年4月に、HERP AI Recruiter（β版）の新機能として「書類選考サポート」を公表しました。職種ごとの採用要件に沿って応募書類を照合し、要件ごとの合致の度合いと根拠を示しながら要約を作る機能とされています。2026年5月には、選考を終えた候補者の情報や面接の議事録などからサマリを作る「選考サマリ」を公表しています。

出典：『HERP AI Recruiter』、新機能を続々提供。第一弾として「書類選考サポート」を提供開始（株式会社HERP・2026年4月16日）／『HERP AI Recruiter』、新機能リリース第三弾として「選考サマリ」を提供開始（株式会社HERP・2026年5月28日）

ここで挙げた製品名は、機能の種類を示すための例です。性能や料金の良し悪しを比べるものではありません。機能の名称や提供条件、追加料金の有無は変わることがあるため、検討時は各社の最新の公式情報で確認してください。

AI機能を使うときの線引き｜照合や点数は「参考」、決めるのは人

ATSのAI機能のうち、①求人原稿、③要約、④連絡文、⑤集計は、人の作業時間を減らす「下書き」や「整理」の機能です。最終的に人が確認して使えば、効果を得やすく、リスクも管理しやすい領域です。

一方で、②の応募書類と要件の照合は、選考の判断に近い機能です。合致度やマッチ度の表示は判断の参考にとどめ、書類選考の合否は人が書類を読んで決める運用にしておくことを強くおすすめします。

公正な採用選考の考え方に合っているか

厚生労働省は、公正な採用選考の基本として、応募者の基本的人権を尊重することと、適性・能力に基づく基準で行うことを挙げています。本籍・出生地や家族に関すること、思想・信条に関わることなど、適性・能力と関係のない事項を把握しないよう求めています。

出典：公正な採用選考の基本（厚生労働省）

AIに照合させる要件そのものに、性別・年齢・家族構成など、職務の遂行と関係のない条件が入っていないかを人が確認します。要件の設定が適切でなければ、AIの照合結果も偏ったものになるからです。

AIの出力を確認する責任は利用企業にある

ATSのAI機能には、生成物の扱いについて利用規約で定めがある場合があります。例として、「HRMOS」の自動生成機能の利用規約では、契約者は出力情報を自らの責任で確認、修正及び利用するものとしています。同じ規約は、入出力情報がAIモデルの学習及び改善に利用されないことが担保されている外部ツールを採用すると定めています。

出典：「HRMOS」自動生成機能 利用規約（制定日2026年7月15日）

AI機能を使う前に、利用規約やヘルプで「生成物の確認は誰の責任か」「入力したデータがAIの学習に使われるか」を確認しておきましょう。規約は製品ごとに異なるため、ここに挙げた例がほかの製品にもあてはまるとは限りません。

任せること・任せないことの一覧

業務	AI機能に任せてよいこと	人が決めること・確認すること
求人原稿	下書き、言い回しの調整	給与・勤務時間などの条件は求人票の正本と照合する
書類選考	要件との照合結果や要約の表示（参考情報として）	書類を読んで合否を決める。要件に不適切な条件がないか確認
面接	記録の要約、確認事項の整理	評価と合否の判断。要約が発言と合っているか確認
応募者への連絡	文面の下書き	日時の確定、送信、条件に関する回答
数字の管理	集計、傾向の説明文	どの数字を改善するか、次の打ち手を決める

ヨビコムのAI採用支援でも、合否や点数づけをAIにさせない運用をとっています。AIは下書きと整理を担い、送る・決めるのは人という分担です。

中小企業はATSを導入すべきか｜判断の目安

結論から言えば、すべての中小企業にATSが必要なわけではありません。応募が少なく、採用に関わる人が1〜2人なら、表計算ソフトと生成AIで十分に回せることも多いです。判断の目安を表にまとめました。

確認すること	表計算＋生成AIで回せる目安	ATSの導入を検討する目安
応募の数	月に数件〜十数件程度	月に数十件以上、または募集時期に集中する
使っている求人媒体	1〜2媒体	3媒体以上で、応募の確認先が分散している
採用に関わる人数	1〜2人	面接官が複数部署にまたがり、評価の共有に手間がかかる
連絡の取りこぼし	ほぼない	返信漏れや二重連絡が起きたことがある
数字の集計	月1回、数分で終わる	集計に毎月まとまった時間がかかる

目安の数字は、当社が中小企業の採用を支援するなかで用いている考え方です。業種や職種、社内の体制によって変わるため、参考としてお使いください。

判断の軸として最も重視したいのは「連絡の取りこぼし」です。ワークポートが転職希望者520人に行った調査では、選考スピードの遅さが原因で選考辞退や志望度低下をした経験がある人が40.8％でした。印象や志望度が上がる対応の1位は「連絡が早い」で65.8％です。

出典：【転職活動の選考プロセスに関する調査】（株式会社ワークポート・2026年9月29日）

つまり、ATSの価値は「応募者を待たせない状態を、少ない人手で保てるか」で測るのがわかりやすいでしょう。AI機能の多さだけで選ぶと、使わない機能に費用を払うことになりかねません。

ATSの前に試す｜表計算と生成AIで回す応募者管理

ATSを入れるかどうか迷っている段階なら、まず表計算ソフトで応募者台帳を作り、生成AIと組み合わせて運用してみるのがおすすめです。自社に必要な機能がはっきりし、ATSを選ぶときの判断材料にもなります。

応募者台帳は「ID」で作る

台帳には、応募者を「A-001」のようなIDで記録します。氏名や連絡先は媒体の管理画面や別の管理表で扱い、AIに渡す台帳には入れません。これにより、集計や分析をAIに頼むときに個人情報を持ち込まずにすみます。

列	入れる内容の例	備考
応募者ID	A-012	氏名の代わり
応募日	2026/10/03
求人	配送ドライバー
応募経路	媒体A／自社サイト／紹介
初回連絡日	2026/10/03	応募日との差が「待たせた日数」になる
状況	書類確認中／面接予定／結果連絡済み など	選択式にする
面接日	2026/10/09
結果連絡日	2026/10/14

指示文1：週次の状況を集計し、遅れを見つける

指示文の例

以下は当社の応募者台帳（応募者IDのみで、個人情報は含みません）です。
次の3点をまとめてください。

1. 求人ごと・応募経路ごとの、応募数と面接数
2. 応募日から初回連絡日までの日数が2日を超えている応募者ID
3. 状況が「書類確認中」のまま5日以上たっている応募者ID

条件：
・表の数字だけを使い、推測で補わない
・最後に、今週中に人が対応すべきことを3行以内で書く

【台帳】
（表計算からコピーして貼り付け）

出力例（※説明用の例です）

1. 応募数と面接数
　配送ドライバー：応募6件／面接3件（媒体A 4件、自社サイト 2件）
　倉庫スタッフ：応募3件／面接1件（媒体A 2件、紹介 1件）

2. 初回連絡まで2日を超えた応募者ID
　A-014（3日）、A-017（4日）

3. 「書類確認中」のまま5日以上の応募者ID
　A-016（7日）

今週中に対応すべきこと
・A-016の書類確認を終え、結果または次の案内を連絡する
・初回連絡が遅れた理由（担当不在の曜日など）を確認する

この出力の「対応すべきこと」は、あくまで台帳から読み取れる事実の整理です。誰を面接に呼ぶかなどの判断は、人が書類を読んで行います。

指示文2：ATSに求める機能を整理する

表計算での運用を1〜2か月続けると、何に時間がかかっているかが見えてきます。その気づきをAIに整理させると、ATSを比べるときの「自社の必須条件」ができあがります。

指示文の例

当社は従業員50名の会社で、採用担当は総務の1名が兼務しています。
以下の【困っていること】をもとに、採用管理システムに求める機能を
「必須」「あればよい」「不要」に分けて整理してください。

条件：
・困っていることと機能を1対1で対応させ、理由を1行で書く
・特定の製品名は出さない
・AIで合否や点数を自動で決める機能は「不要」に分類する

【困っていること】
・3つの媒体と自社サイトから応募があり、確認先が分散している
・面接官が現場の2名で、評価の共有を紙で行っている
・毎月の応募数・面接数の集計に2時間かかる
・応募者への連絡文を毎回ゼロから書いている

出力例（※説明用の例です）

必須
・複数の媒体からの応募を1か所に集める機能
　理由：確認先が4か所に分かれ、見落としの原因になっているため
・面接評価をシステム上で共有できる機能
　理由：紙での共有をやめ、現場の2名と総務がすぐ見られるようにするため

あればよい
・選考状況を自動で集計する機能
　理由：毎月2時間の集計作業を減らせるため
・連絡文のテンプレートや下書きを作る機能
　理由：毎回ゼロから書く手間を減らせるため

不要
・AIで合否や点数を自動で決める機能
　理由：合否は人が書類と面接をもとに判断する方針のため

採用の数字の管理や歩留まりの見方は、無料資料『AIで回す採用の数字管理』にまとめています。台帳の雛形づくりにご活用ください。

導入前に確認すること｜個人情報とAI機能のチェックリスト

ATSは応募者の個人情報を大量に預けるシステムです。AI機能を使う場合は、そのデータがどう扱われるかも確認が必要です。関係する法令と注意喚起を確認しておきます。

委託先の監督と安全管理

個人情報保護法第23条は、個人データの漏えい等を防ぐための安全管理措置を講じるよう定めています。第25条は、個人データの取扱いを委託する場合に、委託先に対して必要かつ適切な監督を行うよう定めています。ATSに応募者のデータを預ける場合も、こうした観点で事業者を確認しておくことが大切です。

出典：個人情報の保護に関する法律（e-Gov法令検索）

職業安定法第5条の5も、求職者の個人情報は業務の目的の達成に必要な範囲内で収集・保管・使用し、適正に管理するために必要な措置を講じるよう定めています。

出典：職業安定法（e-Gov法令検索）

生成AIに個人データを入力するとき

個人情報保護委員会は2023年6月2日の注意喚起で、個人情報を含むプロンプトを入力する場合は、利用目的の達成に必要な範囲内であることを十分に確認するよう求めています。あわせて、生成AIサービスの提供事業者が個人データを機械学習に利用しないことなどを十分に確認するよう注意を促しています。

出典：生成AIサービスの利用に関する注意喚起等（個人情報保護委員会・2023年6月2日）

ATSのAI機能では、応募書類の内容がAIに渡ることになります。次のチェックリストで、契約前に確認しておきましょう。

• □ 応募者のデータ（入力・出力）が、AIモデルの学習に使われないことが規約や契約で確認できるか
• □ AIの出力を確認・修正する責任が、規約上どう定められているか
• □ データの保存場所、保存期間、削除の方法が明示されているか
• □ 担当者ごとに、閲覧・編集できる範囲（権限）を設定できるか
• □ 解約するときに、データを表計算などの形式で取り出せるか
• □ AI機能が標準で含まれるのか、追加料金のオプションなのか
• □ AI機能を使わない設定（オフ）にできるか
• □ 合致度などの表示を、合否の自動判定に使わない運用を社内で決めたか
• □ 照合に使う要件に、適性・能力と関係のない条件が入っていないか
• □ 応募者に示している個人情報の利用目的の範囲で、データを扱えるか

特に最後の項目は見落としがちです。求人票や応募フォームで示している個人情報の利用目的と、ATSでの使い方が合っているかを確認してください。判断に迷う場合は、社内の法務担当や専門家に相談しましょう。

指示文3：デモや商談で聞く質問リストを作る

チェックリストの項目を、そのまま事業者への質問にすると答えがぼやけることがあります。AIに具体的な質問文へ直してもらい、デモや商談の場で使いましょう。

指示文の例

採用管理システムの導入を検討しています。
以下の【確認したいこと】を、事業者の担当者に聞く具体的な質問文にしてください。

条件：
・はい／いいえ、または数字で答えられる形にする
・1項目につき質問は2つまで
・回答をメモする欄（回答：　　）を各質問の下に付ける

【確認したいこと】
・応募者データがAIの学習に使われるか
・AI機能を使わない設定にできるか
・解約時にデータを取り出せるか

出力例（※説明用の例です）

1. AIの学習利用について
　Q1. 当社が入力した応募者データや、AI機能の出力は、AIモデルの学習に使われますか。
　回答：
　Q2. その内容は、利用規約や契約書のどの条項に書かれていますか。
　回答：

2. AI機能のオン・オフについて
　Q3. AI機能は、会社単位で使わない設定にできますか。
　回答：
　Q4. 求人ごと、または機能ごとにオン・オフを切り替えられますか。
　回答：

3. 解約時のデータについて
　Q5. 解約時に、応募者データと選考履歴をCSVなどの形式で出力できますか。
　回答：
　Q6. 解約後、データは何日以内に削除されますか。
　回答：

回答は、口頭だけでなく、規約や資料のどこに書かれているかを確認して記録しておくと、社内で比較・判断するときに役立ちます。

費用は「月額」だけでなく「運用の時間」も含めて考える

ATSの費用を考えるときは、月額料金やAI機能のオプション料金に加えて、初期設定や社内への定着にかかる時間も見込んでおきます。導入後に入力されなくなれば、表計算に戻ってしまうからです。

費用の種類	確認すること
月額・年額の利用料	求人数や利用人数で料金が変わるか
AI機能の料金	標準で含まれるか、オプションか。利用回数の上限はあるか
初期設定の時間	媒体連携や選考ステップの設定を誰が行うか。事業者の支援はあるか
社内の運用時間	面接官が評価を入力する手間。入力ルールの説明にかかる時間

導入後の90日でやること｜手順表

ATSは、入れただけでは効果が出ません。最初の90日で、使い方を社内にそろえることが大切です。AI機能は、基本の運用が回り始めてから段階的に使い始めます。

時期	やること	AI機能の使い方
1〜2週目	求人と媒体の連携、担当者の権限設定、選考ステップの名称をそろえる	まだ使わない
3〜4週目	新しい応募から全件をATSで管理する。連絡はATS上で行う	連絡文の下書きを試す
2か月目	面接評価の入力ルールを決め、面接官に入力してもらう	面接記録の要約を試し、内容が発言と合うか確認する
3か月目	応募から初回連絡までの日数、面接数などを毎週確認する	集計や求人原稿の下書きを試す。照合機能を使う場合は参考表示にとどめる

採用業務全体のデジタル化の進め方は、採用DXとは？メリット・進め方も参考にしてください。

ヨビコムの現場から：AI機能より先に「応募対応の流れ」を整える

採用管理システムのAI機能を検討する前に、ヨビコムが支援先と毎回確認しているのが、応募から面接日程の確定までの流れです。返信文をAIで作れるようになっても、応募に気づくのが遅かったり、誰が返信するか決まっていなかったりすれば、連絡の速さは変わらないからです。

特に地方の中小企業では、採用担当が他の業務と兼務していることが多く、応募への対応が後回しになりがちです。そのため私たちは、次の4つを一続きの業務として見直します。

1. 応募通知に気づく（通知の届け先と確認のタイミングを決める）
2. 担当者に割り当てる（誰が返信するかを応募ごとに決める）
3. 返信する（初回連絡の文面はAIで下書きし、人が確認して送る）
4. 面接日程を確定する（日程調整の文面もAIで下書きできる）

採用管理システムは、この流れを支える道具の一つです。AI機能が評価の参考や要約を出す場合も、AIに合否を決めさせず、出てきた評価や要約は人が確認することを前提にしています。

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ヨビコムでは、応募数だけでなく「応募から初回連絡までの時間」「面接設定率」「面接実施率」「辞退率」をまとめて管理する考え方をとっています。ただし、初回連絡を速くしたことで面接設定率や辞退率が何ポイント変わったかは、現時点では検証済みのデータがありません。導入後はこれらの数字を記録し、効果を確かめながら運用することをおすすめします。

採用管理システムのAI機能に関するよくある質問（FAQ）

Q1. AIの書類判定やマッチ度で、書類選考を自動化してもよいですか？

おすすめしません。合致度の表示は、要件の設定や書類の書き方によって結果が変わります。厚生労働省は、適性・能力に基づく基準で公正に選考するよう求めています。表示は参考にとどめ、合否は人が書類を読んで決めてください。

出典：公正な採用選考の基本（厚生労働省）

Q2. 無料のATSでもAI機能は使えますか？

製品やプランによって異なります。AI機能が標準で含まれるか、追加料金のオプションかは、各社の最新の公式情報で確認してください。料金だけでなく、データの扱いに関する規約も合わせて確認することが大切です。

Q3. 応募者に「AIを使っている」と伝える必要はありますか？

まずは利用するATSの規約や、自社の個人情報の利用目的の書き方を確認してください。そのうえで、選考にAIの照合や要約を使う場合は、応募者に説明できる運用にしておくと安心です。「最終的な判断は担当者が行います」と言える状態にしておくことが大切です。

Q4. ChatGPTなどの生成AIと、ATSのAI機能はどう使い分ければよいですか？

ATSのAI機能は、システム内の応募データと連動して動くのが強みです。一般の生成AIは、求人原稿の下書きや連絡文の作成など、個人情報を含まない作業に向いています。応募書類のような個人データを一般の生成AIに貼り付けるのは避けましょう。

Q5. ATSを入れたら、採用担当の仕事はなくなりますか？

なくなりません。応募者と話す、合否を決める、入社後のイメージを伝える、といった仕事は人にしかできません。ATSとAI機能は、転記や集計、下書きの時間を減らし、人が応募者と向き合う時間を増やすための道具です。人事業務全体の効率化は人事の効率化を実現する方法でも解説しています。

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まとめ｜AI機能の多さより「待たせない運用」で選ぶ

採用管理システムのAI機能には、求人原稿の作成、応募書類と要件の照合、選考情報の要約、連絡文の作成、集計の補助などがあります。このうち下書きや整理の機能は、人が確認して使えば中小企業でも効果を得やすい領域です。

一方、書類の照合やマッチ度の表示は判断の参考にとどめ、合否は人が決めることを社内のルールにしておきましょう。導入前には、データがAIの学習に使われないか、出力の確認責任がどう定められているか、委託先として安全に管理されているかを確認します。

応募が少ない段階なら、まずはIDで管理する表計算の台帳と生成AIで運用し、取りこぼしや集計の負担が出てきたらATSを検討する。この順番なら、自社に必要な機能を見きわめたうえで選べます。

採用の数字管理から仕組みづくりまで、ヨビコムがご支援します。