採用業務とは？仕事の全体像と流れ、AIで減らせる作業の一覧

「急に採用担当を任されたが、何をすればいいのか全体像がつかめない」。中小企業では、総務や経理と兼務で採用を担当する方が少なくありません。求人を出す、面接をするといった目立つ作業の裏には、多くの細かな作業と、守るべき法令のルールがあります。

この記事では、採用業務の全体像を7つのステップに分け、それぞれの作業内容と成果物、注意すべき法令を整理します。さらに、採用業務を一覧表にして「AIで減らせる作業」と「人が担う作業」を示します。兼務の担当者向けの月間カレンダー、そのまま使える指示文と出力例、公開前・面接前のチェックリストも用意しました。

採用業務の進め方や、作業の切り出し方を相談したい方は、ヨビコムにお問い合わせください。

採用業務とは？採用計画から入社後のフォローまでの仕事

採用業務とは、会社に必要な人材を集め、選び、入社して働き始めるまでを支える一連の仕事です。求人を出して面接をするだけでなく、「何人、どんな人を、いつまでに採るか」を決める計画づくりや、入社後に定着するまでのフォローも含まれます。

採用業務は「決める仕事」と「動かす仕事」に分かれる

採用業務は、性質の違う2種類の仕事でできています。

• 決める仕事：採用人数、求める人物像、労働条件、合否、内定の可否など。会社として判断し、責任を持つ仕事
• 動かす仕事：求人原稿の作成、応募者への連絡、日程調整、書類の案内、記録の整理など。決めたことを実行する仕事

兼務の担当者が忙しくなるのは、主に「動かす仕事」の量が多いためです。一方、採用の成否を左右するのは「決める仕事」です。動かす仕事を型やAIで軽くし、決める仕事に時間を使うのが、少人数で採用を回すための基本的な考え方です。

採用業務と採用フローの違い

採用フローは、応募から入社までの選考の流れ（書類選考→面接→内定など）を指すことが多い言葉です。採用業務は、その前後の計画や募集、入社後のフォローまで含む、より広い範囲の仕事を指します。選考の流れの作り方は、採用フローとは？基本ステップと新卒・中途別の作り方で詳しく解説しています。

採用業務の流れ7ステップと、各ステップの作業

採用業務は、次の7つのステップで進みます。ステップごとに、主な作業、成果物、注意点を整理します。

ステップ1：採用計画を立てる

最初に、なぜ採用するのか、何人をいつまでに採るのかを決めます。欠員の補充なのか、事業拡大なのかで、求める人物像も募集の時期も変わります。あわせて予算と、社内で採用に関わる人（面接官、決裁者）を決めておきます。

• 主な作業：採用目的の整理、人数・時期・予算の決定、関わる人の役割分担
• 成果物：採用計画書（1枚で十分）

ステップ2：求める人物像と採用基準を決める

現場の責任者に話を聞き、その仕事に必要な経験・能力と、入社後に身につければよいことを分けます。この段階で決めた基準が、書類選考や面接の判断のよりどころになります。基準の決め方は採用基準の決め方とは？作り方の6ステップと具体例が参考になります。

• 主な作業：現場へのヒアリング、必須条件と歓迎条件の整理
• 成果物：人物像メモ、採用基準表

ステップ3：募集する（求人原稿の作成・掲載）

求人媒体やハローワーク、自社サイトなど、募集の手段を選び、求人原稿を作って掲載します。ここは法令のルールが特に多いステップです。職業安定法第5条の3は、募集時の労働条件の明示を定めています。労働者の募集を行う者は、応募しようとする人に、業務の内容や賃金、労働時間その他の労働条件を示す必要があります。

出典：職業安定法 第5条の3（e-Gov法令検索）

さらに2024年4月1日から、募集時等に明示すべき事項が3つ追加されました。「従事すべき業務の変更の範囲」「就業の場所の変更の範囲」「有期労働契約を更新する場合の基準に関する事項（通算契約期間又は更新回数の上限を含む）」です。

出典：令和6年4月より、募集時等に明示すべき事項が追加されます（厚生労働省）

明示すべき事項は、職業安定法施行規則第4条の2第3項に列挙されています。2026年10月時点で確認した条文では、次のとおりです。

明示事項	補足
従事すべき業務の内容	業務の内容の変更の範囲を含む
労働契約の期間
試みの使用期間（試用期間）
有期労働契約を更新する場合の基準	通算契約期間または更新回数に上限がある場合は、その上限を含む（有期契約で更新がある場合）
就業の場所	就業の場所の変更の範囲を含む
始業・終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日
賃金の額	臨時の賃金・賞与などを除く
健康保険、厚生年金、労災保険、雇用保険の適用
労働者を雇用しようとする者の氏名または名称
派遣労働者として雇用しようとする旨	派遣労働者として雇用する場合のみ
就業の場所における受動喫煙を防止するための措置

同じ条の第6項では、試用期間中と試用期間後で業務の内容や労働条件が異なる場合、それぞれを示して明示するよう定めています。

出典：職業安定法施行規則 第4条の2（e-Gov法令検索）

また、職業安定法第5条の4は、広告等で出す募集情報について、虚偽の表示や誤解を生じさせる表示を禁じています。あわせて、募集情報を正確かつ最新の内容に保つよう定めています。募集が終わった求人を出しっぱなしにしない、条件を変えたら原稿も直す、といった管理も採用業務の一部です。

出典：職業安定法 第5条の4（e-Gov法令検索）

• 主な作業：募集手段の選定、求人原稿の作成、労働条件の確認、掲載・更新・終了の管理
• 成果物：求人原稿、掲載先と掲載期間の一覧

ステップ4：応募者に対応する

応募が来たら、お礼の連絡、書類の確認、面接日程の案内を行います。応募から最初の連絡までが遅れると、応募者は他社の選考に進んでしまうことがあります。対応の速さと正確さが求められるステップです。

• 主な作業：応募の確認、お礼と日程案内の連絡、問い合わせへの返信、応募者一覧の更新
• 成果物：応募者一覧（応募日、状況、次の対応）

ステップ5：選考する（書類選考・面接）

採用基準に沿って書類を確認し、面接を行います。面接の質問や評価の書き方は、事前に面接官とそろえておきます。評価の書式は面接シートの作り方｜テンプレートと評価項目の設計を参考にしてください。

選考では、厚生労働省が示す「就職差別につながるおそれのある14事項」に注意が必要です。14事項は、次の3つに分類されています。

• 本人に責任のない事項の把握：本籍・出生地、家族、住宅状況、生活環境・家庭環境
• 本来自由であるべき事項（思想・信条にかかわること）の把握：宗教、支持政党、人生観・生活信条、尊敬する人物、思想、労働組合・学生運動などの社会運動、購読新聞・雑誌・愛読書
• 採用選考の方法：身元調査などの実施、本人の適性・能力に関係ない事項を含んだ応募書類の使用、合理的・客観的に必要性が認められない採用選考時の健康診断の実施

出典：採用選考時に配慮すべき事項（厚生労働省）

• 主な作業：書類確認、面接日程の確定、面接の実施、評価の記録、合否の決定と連絡
• 成果物：面接質問リスト、評価シート、選考結果の記録

ステップ6：内定を出し、入社まで支える

内定を出したら、労働条件を書面で示し、入社までの手続きを案内します。内定から入社までの期間が長いと、内定者が不安を感じて辞退することもあります。定期的な連絡や、職場の情報の提供が大切です。内定後の関わり方は内定者フォローとは？内定辞退を防ぐ具体的な施策で解説しています。

• 主な作業：内定通知、労働条件の通知、入社書類の案内、入社前の連絡
• 成果物：内定通知書、入社までの連絡予定表

ステップ7：入社後のフォローと振り返り

入社初日の受け入れ準備や、最初の数か月の面談も採用業務の延長です。あわせて、応募数・面接数・内定数・入社数などを振り返り、次の募集に生かします。

• 主な作業：初日の準備、入社後面談、採用活動の数字の集計と振り返り
• 成果物：初日の予定表、振り返りメモ

全ステップを通じて：応募者の個人情報を管理する

職業安定法第5条の5は、求職者の個人情報の扱いを定めています。求人者などは、業務の目的の達成に必要な範囲内で、目的を明らかにして個人情報を収集します。保管・使用も、その目的の範囲内に限られます。また、個人情報を適正に管理するために必要な措置を講じることも求めています。応募書類の保管場所、閲覧できる人、不採用者の書類の扱いを決めておくことも、採用業務の一部です。

出典：職業安定法 第5条の5（e-Gov法令検索）

採用業務の一覧表：作業・頻度・AIで減らせるか

7つのステップの作業を一覧にし、AIとの関わり方を整理しました。「AIで減らせる」は、AIに下書きや整理をさせて人が確認する作業です。「人が担う」は、判断や責任が伴う作業です。

ステップ	作業	頻度の目安	AIとの関わり
1 計画	採用目的・人数・時期・予算の決定	募集ごと	人が担う（論点の整理はAIも可）
1 計画	採用計画書の文章化	募集ごと	AIで減らせる
2 人物像	現場へのヒアリング	募集ごと	人が担う
2 人物像	ヒアリングメモの整理、基準表の下書き	募集ごと	AIで減らせる
3 募集	労働条件の確定	募集ごと	人が担う
3 募集	求人原稿・キャッチコピーの下書き	募集ごと	AIで減らせる
3 募集	労働条件の明示漏れの確認	募集ごと・修正ごと	AIで減らせる（最終確認は人）
3 募集	掲載・更新・終了の操作	随時	人が担う（媒体の画面はAIに操作させない）
4 応募対応	応募のお礼・日程案内の文面	応募ごと	AIで減らせる（氏名は人が差し込む）
4 応募対応	問い合わせへの返信案	随時	AIで減らせる
4 応募対応	応募者一覧の更新	応募ごと	人が担う（表の形式づくりはAIも可）
5 選考	書類の確認・通過の判断	応募ごと	人が担う
5 選考	面接質問リストの作成	職種ごと	AIで減らせる（不適切な質問の確認は人）
5 選考	面接メモの要約	面接ごと	AIで減らせる（評価は書かせない）
5 選考	評価・合否の決定	面接ごと	人が担う
5 選考	合否連絡の文面	面接ごと	AIで減らせる
6 内定	内定の可否・条件の決定	内定ごと	人が担う
6 内定	入社前の案内文、連絡予定表	内定ごと	AIで減らせる
7 入社後	入社後面談	入社者ごと	人が担う
7 入社後	月次の数字の集計と振り返りの文章化	毎月	AIで減らせる（改善策の決定は人）

帝国データバンクの調査では、生成AIを活用している企業の主な用途の最多は「文章の作成・要約・校正」で45.1%でした。採用業務でも、AIで減らせるのは「文章を作る・要約する・確認する」作業が中心です。

出典：生成AIに関する企業の動向調査（2026年3月）（帝国データバンク・2026年5月14日公表）

一覧の作業を自社に当てはめる手順と、業務の洗い出しシートは、無料資料『採用業務のAI化 導入ガイド』にまとめています。

兼務担当者のための採用業務・月間カレンダー

兼務の担当者は、採用だけに時間を使えません。1か月の募集期間を想定し、週ごとにやることを決めておくと、作業の抜けや遅れを防げます。

時期	やること	目安の時間
募集開始の2週間前	採用計画と人物像を決める、労働条件を確定する	計2〜3時間
募集開始の1週間前	求人原稿の作成と確認、連絡テンプレートの準備、面接枠の確保	計2〜3時間
1週目	掲載開始、応募の確認と初回連絡（毎日決まった時間に）	毎日15〜30分
2週目	書類確認、面接の実施、面接メモの整理	面接1件あたり1時間程度
3週目	面接の継続、合否の決定と連絡、原稿の見直し	毎日15〜30分＋面接
4週目	内定通知、入社までの連絡予定表の作成、月次の振り返り	計2〜3時間

時間はあくまで目安です。応募数や職種によって変わるため、最初の1か月は実際にかかった時間を記録しておきましょう。次の募集の計画が立てやすくなります。

毎日やること・毎週やること

カレンダーとは別に、決まった時間に行う作業を決めておくと、対応が安定します。

• 毎日：応募の確認と初回連絡（例：11時と16時の2回）
• 毎週：応募者一覧の見直し、面接枠の確認、掲載中の原稿の条件チェック
• 毎月：応募数・面接数・内定数・入社数の集計と振り返り

AIで減らせる作業と、減らしてはいけない作業

一覧表で見たとおり、採用業務の多くの作業はAIで軽くできます。ただし、「減らしてよい作業」と「減らしてはいけない作業」があります。

AIで減らせる作業の共通点

AIで減らせる作業には、次の共通点があります。

• 毎回似た形の文章を作る（連絡文、案内文、原稿）
• 人が判断するための材料を整理する（メモの要約、比較表、集計の文章化）
• 決まった観点で抜けを確認する（明示事項の漏れ、不適切な質問）

これらは、AIの下書きを人が読んで直す前提で、時間を減らせます。

減らしてはいけない作業

一方、次の作業は時間を減らすことを目的にしてはいけません。

• 現場へのヒアリング：求める人物像の質が、採用の結果を左右します
• 面接：応募者が職場を知り、会社が応募者を知る、採用の中心となる時間です
• 合否・評価の判断：会社が責任を持って説明できる形で、人が行います
• 内定者・入社者との対話：定着に直結する時間です

AIで浮いた時間を、これらの「減らしてはいけない作業」に回すことが、採用業務にAIを使う本当の目的です。

AIに入力しない情報

採用業務でAIを使うときは、応募者の氏名・電話番号・メールアドレス・住所を入力せず、応募者IDで扱います。個人情報保護委員会は、生成AIに個人情報を含むプロンプトを入力する場合、利用目的の達成に必要な範囲内かを十分に確認するよう注意喚起しています。また、サービス提供者が個人データを機械学習に利用しないこと等を十分に確認するよう求めています。

出典：生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について（個人情報保護委員会・2023年6月2日）

そのまま使える指示文と出力例

採用業務の整理に役立つ指示文を3つ紹介します。【 】の部分を自社の内容に書き換えて使ってください。貼り付け先は、ChatGPT、Claude、Gemini、Microsoft Copilotなどの汎用の生成AIです。

例1：自社の採用業務を洗い出す

指示文の例

私は従業員【30】人の【食品製造業】の会社で、総務と兼務で
採用を担当しています。今回【製造スタッフ（正社員）を2名】募集します。

採用計画から入社後のフォローまでの採用業務を、次の形式で
一覧にしてください。

・列：ステップ／作業／担当（採用担当・現場責任者・経営者）／
　　　いつまでに（募集開始日を基準に）
・判断が必要な作業には【判断】と付ける
・法令上の確認が必要な作業には【要確認】と付ける
・一般論ではなく、上記の規模と職種に合わせる

出力例（※説明用の例です。一部のみ）

| ステップ | 作業 | 担当 | いつまでに |
| 計画 | 採用人数と入社時期の決定【判断】 | 経営者 | 開始2週間前 |
| 計画 | 予算（求人掲載費）の決定【判断】 | 経営者 | 開始2週間前 |
| 人物像 | 製造ラインの責任者へのヒアリング | 採用担当 | 開始2週間前 |
| 募集 | 労働条件の確定（賃金・勤務時間・休日・
         業務と就業場所の変更の範囲）【判断】【要確認】 | 経営者・採用担当 | 開始1週間前 |
| 募集 | 求人原稿の作成と確認【要確認】 | 採用担当 | 開始1週間前 |
| 応募対応 | お礼・面接日程の案内 | 採用担当 | 応募当日〜翌営業日 |
（以下略）

出てきた一覧は、自社の実態に合わせて人が直します。担当と期限が入るだけで、兼務でも抜けにくくなります。

例2：求人原稿の労働条件の明示漏れを確認する

指示文の例

次の求人原稿について、労働条件の記載漏れがないか確認してください。

確認する項目：
業務内容／契約期間／試用期間／就業場所／就業時間・休憩・休日／
時間外労働の有無／賃金／健康保険・厚生年金・労災保険・雇用保険の適用／
雇用しようとする者の氏名または名称／受動喫煙防止措置／
業務の変更の範囲／就業場所の変更の範囲／
（有期契約の場合）更新の基準と、通算契約期間または更新回数の上限／
（試用期間中に条件が変わる場合）試用期間中と後のそれぞれの条件

出力形式：
・項目ごとに「記載あり」「記載なし」「記載はあるが曖昧」で判定
・「記載なし」「曖昧」は、何を追記すればよいかを書く
・原稿にない条件を推測で補わない

求人原稿：
【ここに原稿を貼り付け】

出力例（※説明用の例です。一部のみ）

・業務内容：記載あり
・就業場所：記載あり（〇〇市本社工場）
・就業場所の変更の範囲：記載なし
　→「変更の範囲：会社の定める事業所」など、変更の有無と範囲を追記
・業務の変更の範囲：記載なし
　→ 変更がない場合も「変更なし」と明記
・時間外労働：記載はあるが曖昧（「残業少なめ」のみ）
　→ 有無と、月平均の目安時間を追記
・試用期間：記載なし
　→ 有無と期間、その間の条件の違いを追記

AIの確認は、あくまで抜けを見つける補助です。明示すべき事項は、ステップ3の表と厚生労働省のリーフレットで確認し、最終判断は人が行ってください。

例3：内定から入社までの連絡予定表を作る

指示文の例

内定から入社日までの連絡予定表を作ってください。

・内定日：【11月5日】／入社日：【12月1日】
・職種：【経理事務（正社員）】
・会社の規模：【従業員20人】
・連絡の目的：手続きの案内と、入社前の不安を減らすこと
・各連絡について「日付」「手段（メール・電話・面談）」「内容」
　「担当」を表にする
・連絡は多すぎないように、全体で5回程度にする

出力例（※説明用の例です）

| 日付 | 手段 | 内容 | 担当 |
| 11/5 | 電話＋メール | 内定の連絡、労働条件の書面送付、承諾期限の案内 | 採用担当 |
| 11/12 | メール | 入社書類の案内（提出物と期限） | 採用担当 |
| 11/19 | 面談（30分） | 配属先の上司との顔合わせ、職場見学 | 経理責任者 |
| 11/26 | メール | 初日の持ち物・集合時間・服装の案内 | 採用担当 |
| 11/29 | 電話 | 初日前の確認と、不明点の聞き取り | 採用担当 |

採用業務のチェックリスト（公開前・面接前・内定前）

採用業務の中でも、ミスが起きると影響が大きい3つの場面について、確認項目をまとめました。

求人原稿の公開前

• 業務内容、賃金、労働時間、休日など労働条件が、社内で確定した内容と一致している
• 業務の変更の範囲、就業場所の変更の範囲を記載している
• 有期契約の場合、更新の基準（通算契約期間または更新回数の上限を含む）を記載している
• 試用期間中と試用期間後で条件が異なる場合、それぞれの条件を記載している
• 実態と異なる表現や、誤解を生む表現（「残業ほぼなし」など根拠のない表現）がない
• 掲載終了日、または募集終了時に原稿を取り下げる担当を決めている

面接の前

• 面接官全員が、採用基準と質問リストを共有している
• 質問リストに、本籍・家族・住宅状況・宗教・支持政党・愛読書などに関する質問がない
• 雑談のつもりの質問（「ご両親は何をされていますか」など）をしないことを面接官に伝えている
• 評価シートの項目が、職務に必要な能力・経験に限られている
• 面接メモをAIで要約する場合、氏名を伏せ、評価は書かせないことを確認している

内定を出す前

• 合否と内定の可否を、決裁者が判断した
• 労働条件の書面を準備し、求人原稿との違いがあれば説明できる
• 内定から入社までの連絡予定と担当を決めている
• 不採用となった応募者の書類の保管・廃棄の方法を決めている

採用業務に関するよくある質問

Q1. 採用業務の中で、最初に整えるべきことは何ですか？

採用計画と、求める人物像です。ここが曖昧なまま募集を始めると、求人原稿もぶれ、面接の判断にも迷います。1枚のメモでよいので、人数・時期・必須条件を書き出してから始めてください。

Q2. 採用業務を1人で回すのは無理がありますか？

募集の数や応募数によります。1職種の募集で応募が月に数十件までなら、テンプレートと決まった作業時間を用意すれば、兼務でも回せることがあります。複数職種を同時に募集する場合は、作業の一部を外部に任せることも検討してください。

Q3. AIで減らせる作業は、どれから始めるべきですか？

件数が多く、毎回似た文章を書く作業からがおすすめです。応募のお礼と面接日程の案内は、多くの会社で効果を確かめやすい作業です。

Q4. 面接で聞いてはいけない質問をうっかりしないためには？

質問リストを事前に作り、面接官全員で確認しておくことです。厚生労働省が示す14事項を面接官に共有し、雑談でも家族や出身地の話題に触れないようにします。AIに質問案を作らせる場合も、最後は人が一つずつ確認してください。

Q5. 採用業務を外部に任せることはできますか？

できます。採用代行（RPO）では、求人原稿の作成、応募者対応、日程調整などの「動かす仕事」を任せられます。採用人数や合否などの「決める仕事」は社内に残し、作業を切り分けて依頼するのが一般的です。

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まとめ｜採用業務は「決める仕事」と「動かす仕事」を分けて考える

採用業務は、採用計画から入社後のフォローまでの7つのステップで進みます。各ステップには、労働条件の明示や公正な選考、個人情報の管理など、守るべきルールがあります。

業務を一覧にすると、文章の作成や要約、抜けの確認など、AIで減らせる「動かす仕事」が多いことがわかります。「下書きはAI、送る・決めるのは人」という線を守り、浮いた時間を面接や現場との対話に使ってください。

まずは自社の採用業務を一覧表に書き出し、どの作業に時間がかかっているかを確認するところから始めましょう。

ヨビコムでは、採用業務の整理から、求人原稿・応募者対応の運用、AIを使った効率化まで、外部の採用チームとして支援しています。