採用担当者とは？役割・仕事内容からメール・封筒の書き方まで徹底解説

「採用担当者として何をすればいいかわからない」「採用担当者宛のメールや封筒の書き方に迷っている」——そんな悩みをお持ちではないでしょうか。採用担当者とは、企業の採用活動全般を担う人事部門の専門職です。

本記事では、仕事内容・必要スキルから、メール・封筒・電話の正しい連絡マナー、英語表現、面接時の呼び方まで一記事で解説します。

採用担当者の業務負荷でお困りの企業のご担当者様は、ヨビコムにご相談ください。

採用担当者とは何か：役割と定義をわかりやすく解説

採用担当者とは、企業の採用活動を専門的に担う人事部門のポジションです。求人の企画・掲載から応募者の書類選考・面接、内定者フォローに至るまで、採用プロセス全体を管理・推進する役割を担います。

企業の経営資源は「ヒト・モノ・カネ・情報」の4つとされますが、その中でも「ヒト」は最も根幹となる資源です。採用担当者は、その「ヒト」を確保する最前線に立つ存在であり、企業の成長を直接左右する重要なポジションといえます。

一方で、採用担当者を体系的に育成する制度を持つ企業はまだ多くありません。「気がついたら採用担当を任されていた」というケースも珍しくなく、業務の全体像を把握しないまま現場に立つ担当者も少なくないのが実情です。業務の流れをひととおり押さえたい場合は、採用業務の全体像と流れ、AIで減らせる作業の一覧が参考になります。

採用担当者と人事担当者・リクルーターの違い

採用担当者と混同されやすい役職として、人事担当者とリクルーターがあります。それぞれの違いを以下の表で整理します。

採用担当者は採用業務に特化した「専門職」であり、人事担当者は採用を含む人事全般を担う「総合職」です。企業規模によって役割分担は異なり、中小企業では一人の担当者が両方を兼任するケースも多くあります。

リクルーターは採用担当者とは異なり、現場部署に所属しながら採用活動を支援するメンバーを指します。採用担当者と連携して面接を担当したり、候補者に自社の魅力を伝えたりする役割を担います。

採用担当者の主な仕事内容

採用担当者の業務は、採用計画の立案から内定者フォローまで多岐にわたります。採用活動の流れに沿って、それぞれの業務内容を解説します。

採用計画の立案と人材要件の設定

採用活動の起点となるのが採用計画の立案です。「いつまでに・どの部署に・何人・どのような人材を採用するか」を明確にし、採用活動全体の指針を定めます。

採用計画を立てる主な目的は3つあります。

採用計画と並行して重要なのが人材要件（採用要件）の設定です。採用要件とは、企業が求める人物像を具体的に定めた基準のことです。スキルや経験といった「ハードスキル」だけでなく、価値観・行動特性・カルチャーフィットといった「ソフトスキル」も含めて定義することで、選考の精度が高まります。

採用要件が曖昧なまま採用活動を進めると、面接官によって評価基準がばらつき、入社後のミスマッチにつながります。現場部署と密に連携し、「最低限必要な要件（Must）」と「あれば望ましい要件（Want）」を分けて整理することが実務上のポイントです。

採用手法の選定と求人作成

採用計画が固まったら、次は採用手法の選定です。現在利用できる主な採用手法を以下に整理します。

重要なのは、採用活動ごとに手法を見直すことです。「以前うまくいったから」と同じ手法を繰り返すのではなく、採用ターゲットや市場環境の変化に合わせて最適な手法を選び直すことが、採用効果を最大化する鍵となります。

採用手法が決まったら、求人票の作成に移ります。自社で作成するか採用支援会社に依頼するかの選択肢がありますが、応募が集まりにくい職種や採用に不慣れな場合は、専門家のサポートを活用することも有効です。

書類選考・面接の実施

応募者が集まったら、書類選考を行います。新卒採用では文章力や意欲・ポテンシャルを重視する一方、中途採用では職務経歴書をもとに「経験・スキル・知識が自社の業務とどうマッチするか」を中心に評価します。

書類選考を通過した応募者とは面接を実施します。面接には「見極め」と「魅力づけ」の2つの目的があります。

• 見極め：
  採用要件に照らし合わせて候補者の適性を評価する
• 魅力づけ：
  候補者の転職軸をヒアリングし、自社でその軸が実現できることを具体的に伝える

面接の質を高めるには、事前に質問項目と評価軸を統一する「構造化面接」の導入が有効です。面接官によって評価がばらつくと、適切な人材判断ができなくなります。評価シートを作成し、面接官トレーニングを定期的に実施することで、選考の公平性と精度を向上させることができます。

内定者フォローアップ

内定を出した後も、採用担当者の仕事は続きます。内定者フォローアップは、内定辞退を防ぎ、入社後の早期離職を減らすために欠かせない業務です。

内定から入社までの期間は、候補者が不安を感じやすいタイミングです。他社の内定と比較検討したり、現職の引き留めにあったりするケースも少なくありません。定期的な連絡、入社前面談、社内イベントへの招待など、継続的なコミュニケーションを通じて入社意欲を維持することが重要です。

担当者のスキルに依存しない採用の仕組みづくりからご相談いただけます。

採用担当者に求められるスキル3選

採用担当者の業務は多岐にわたるため、幅広いスキルが求められます。特に重要な3つのスキルを解説します。

コミュニケーション・ヒアリングスキル

採用担当者が最も多く使うのがコミュニケーションスキルです。候補者との面接・フォロー、現場部署へのヒアリング、経営層との連携、人材エージェントとの交渉など、社内外の多様なステークホルダーと日々やり取りします。

特に重要なのがヒアリングスキルです。候補者の本音や潜在能力を引き出すためには、表面的な質問だけでなく、深掘りする力が必要です。「なぜそう思ったのか」「具体的にはどのような状況だったか」といった追加質問を通じて、候補者の実態を正確に把握することが、採用精度の向上につながります。

また、採用担当者は企業の「顔」でもあります。候補者から見れば、採用担当者の対応が企業全体のイメージを左右します。丁寧で迅速なレスポンスを心がけることが、優秀な人材の獲得につながります。

マーケティングスキル（採用マーケティング）

労働力不足が深刻化する現代では、求人を出すだけで応募者が集まる時代は終わりつつあります。採用担当者には、求職者を「顧客」と捉え、自社の魅力を戦略的に発信する採用マーケティングの視点が求められます。

具体的には、以下のような取り組みが挙げられます。

• 採用ターゲット（ペルソナ）の明確化
• 競合他社との差別化ポイントの整理
• 求人票・採用サイトのコピーライティング
• SNSを活用した採用ブランディング
• ダイレクトリクルーティングによる潜在層へのアプローチ

採用マーケティングの視点を持つことで、「応募が来ない」という悩みを根本から解決できるようになります。

オペレーション・マネジメントスキル

採用人数が増えるほど、選考プロセスの管理は複雑になります。面接日程の調整、会場の手配、関係者への連絡、選考結果の管理、内定者フォローなど、多岐にわたる業務を同時並行で進めるには、高いオペレーションスキルが必要です。

採用管理システム（ATS）を活用することで、応募者情報の一元管理や選考状況の可視化が可能になります。応募数・書類通過率・面接通過率・内定承諾率などのKPIを設定し、データに基づいた採用活動を実施することが、採用効率の向上につながります。生成AIを日々の採用業務で使いこなすための社内研修の組み方は、採用担当者向け生成AI研修の作り方で紹介しています。

採用担当者に向いている人・向いていない人の特徴

採用担当者には、特定の資質や適性が求められます。向いている人と向いていない人の特徴を整理します。

向いている人の特徴

向いていない人の特徴

採用担当者に向かない人の特徴として、「情に流されやすい人」「自社への愛着が薄い人」「先入観が強い人」「責任感が薄い人」の4つが挙げられます。

採用活動では、個人的な感情ではなく企業の視点で候補者を公平に評価することが求められます。情に流されて採用基準を下げると、入社後のミスマッチにつながります。また、自社の魅力を伝えるためには、自分自身が自社に愛着を持っていることが前提です。

採用担当者自身が「この会社で働くことに誇りを持てるか」という問いに向き合うことが、採用活動の質を高める第一歩となります。

採用担当者への正しい連絡マナー：メール・封筒・電話

ここからは、求職者・就活生が採用担当者に連絡する際のマナーを解説します。

「採用担当者様」「採用ご担当者様」「御中」のどれが正しいのか、迷う方は多いはずです。

採用担当者宛のメールの書き方と例文

メールの宛名は、担当者の名前がわかる場合とわからない場合で書き方が異なります。

担当者名がわかる場合

株式会社〇〇人事部 採用担当 田中 太郎 様

個人宛の場合は「様」を使います。「御中」と「様」を同時に使うのはNGです（例：「田中様御中」は誤り）。

担当者名がわからない場合

株式会社〇〇人事部 採用ご担当者様

メール例文（応募時）

株式会社〇〇人事部 採用ご担当者様お世話になっております。このたびは求人サイトにて貴社の〇〇職の求人を拝見し、ご連絡申し上げました。〔氏名〕と申します。ご多忙のところ恐縮ですが、選考へのご参加を希望しております。履歴書・職務経歴書を添付いたしましたので、ご確認いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。

採用担当者宛の封筒の書き方（「様」か「御中」か）

封筒の宛名も、メールと同様のルールが適用されます。

「採用担当者様御中」は誤りです。「様」と「御中」は同時に使えません。担当者個人宛なら「様」、部署・組織宛なら「御中」と覚えておきましょう。

封筒の表面には宛名を、裏面には自分の住所・氏名を記載します。履歴書を郵送する場合は、封筒の左下に赤字で「応募書類在中」と記載するのがマナーです。

採用担当者への電話のかけ方

電話で採用担当者に連絡する際は、以下の手順で進めます。

1. 電話をかける時間帯：
   午前10時〜12時、または午後2時〜5時が望ましい（始業直後・昼休み・終業間際は避ける）
2. 最初の一言：
   「お忙しいところ恐れ入ります。〔氏名〕と申します。採用のご担当者様はいらっしゃいますでしょうか」
3. 担当者につないでもらったら：
   「〇〇の件でご連絡いたしました。ただいまお時間よろしいでしょうか」と確認してから本題に入る

電話口での採用担当者の呼び方は「採用ご担当者様」が一般的です。担当者名がわかっている場合は「田中様」と名前で呼びます。

採用担当者の英語表現：Hiring ManagerとRecruiterの違い

採用担当者を英語で表現する場合、主に以下の3つが使われます。

英文履歴書やカバーレターの宛名として使う場合は、担当者名がわからないときに「Dear Hiring Manager,」と書くのが一般的です。これは日本語の「採用ご担当者様」に相当する表現です。

Dear Hiring Manager,I am writing to express my interest in the [Position Name] position at [Company Name].

人材エージェントや転職サービスの担当者を指す場合は「Recruiter」が使われます。採用担当者の英語表現は文脈によって使い分けが必要です。

面接での採用担当者の正しい呼び方

面接の場で採用担当者をどう呼べばよいか、迷う方は多いはずです。基本的なルールを整理します。

名前がわかっている場合：

「〇〇様」と名前＋「様」で呼ぶのが基本です。面接の冒頭で名刺交換がある場合は、名刺に記載された名前を確認して使いましょう。

名前がわからない場合：

「御担当者様」や「面接官の方」という表現を使います。「採用担当者さん」のように「さん」付けで呼ぶのは、ビジネスの場では失礼にあたるため避けましょう。

面接中の呼びかけ方の例

• 「〇〇様、先ほどのご質問についてですが……」
• 「ご担当者様、一点確認させていただいてもよろしいでしょうか」

面接は採用担当者と対等なコミュニケーションの場です。過度に緊張せず、丁寧かつ自然に話しかけることが好印象につながります。

どの業務を外部に出すかの切り分けは、工数の棚卸しから始めると判断しやすくなります。

採用担当者が抱えやすい課題と解決策

採用担当者が日常的に直面する課題と、その解決策を解説します。

母集団形成がうまくいかない

採用活動の初期段階で多くの担当者が悩むのが、応募者が集まらないという問題です。労働力不足が続く現代では、求人を掲載するだけで必要な人数が集まるとは限りません。

解決策としては、以下のアプローチが有効です。

• 求人票の見直し：
  自社の魅力・特徴を具体的に記載する
• 採用チャネルの多様化：
  求人広告だけでなく、ダイレクトリクルーティングやリファラル採用を組み合わせる
• 採用ターゲットの再設定：
  「理想の人材」の条件を緩め、ポテンシャル採用を検討する

内定辞退が増えている

内定を出しても辞退されるケースは、採用担当者にとって大きなストレスです。候補者の多くは複数の企業の選考を並行して受けており、内定後も就職活動を続けるケースがあります。

内定辞退を防ぐためには、内定後の継続的なコミュニケーションが鍵となります。定期的な連絡や入社前面談に加え、同期となる内定者同士の交流会を開催することで、入社後のイメージを具体的に持ってもらいやすくなります。

業務負担が大きい場合は採用代行も選択肢に

採用担当者の業務量は、採用予定人数や時期によって大きく変動します。採用繁忙期には、一人の担当者に業務が集中し、対応が追いつかなくなることも少なくありません。

こうした状況を解決する手段の一つが採用代行（RPO：Recruitment Process Outsourcing）の活用です。採用代行サービスでは、求人票の作成・応募者対応・面接調整・内定者フォローなど、採用業務の一部または全部を外部の専門会社に委託できます。

採用代行を活用することで、採用担当者は採用戦略の立案や面接といったコア業務に集中できるようになります。採用業務の負担が大きいと感じている場合は、採用代行サービスへの相談を検討してみてください。

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よくある質問（FAQ）

Q1. 採用担当者と人事担当者は同じですか？

A. 厳密には異なります。採用担当者は採用活動に特化した役割を担うのに対し、人事担当者は採用に加えて労務管理・人材育成・評価制度など幅広い業務を担当します。ただし、中小企業では一人が両方を兼任するケースも多くあります。

Q2. 採用担当者宛のメールで「採用担当者様御中」は正しいですか？

A. 誤りです。「様」と「御中」は同時に使えません。担当者個人宛なら「採用ご担当者様」、部署宛なら「人事部 御中」と使い分けましょう。

Q3. 採用担当者を英語で何と言いますか？

A. 主に「Hiring Manager」または「Recruiter」が使われます。英文メールや履歴書の宛名として担当者名がわからない場合は「Dear Hiring Manager,」と書くのが一般的です。

Q4. 面接で採用担当者を「採用担当者さん」と呼んでもいいですか？

A. ビジネスの場では「さん」付けは失礼にあたります。名前がわかっている場合は「〇〇様」、わからない場合は「御担当者様」と呼ぶのが適切です。

Q5. 採用担当者に向いていない人はどんな人ですか？

A. 情に流されやすい人、自社への愛着が薄い人、先入観が強い人、責任感が薄い人は採用担当者に向いていないとされています。採用活動では、個人的な感情ではなく企業の視点で公平に判断することが求められるためです。

Q6. 採用担当者の業務が多すぎて対応できない場合はどうすればよいですか？

A. 採用代行（RPO）サービスの活用を検討しましょう。採用業務の一部または全部を外部の専門会社に委託することで、担当者の負担を軽減しながら採用品質を維持できます。

まとめ

採用担当者は、企業の採用活動全般を担う重要なポジションです。採用計画の立案から求人作成・書類選考・面接・内定者フォローまで、採用プロセス全体を管理・推進する役割を担います。

採用担当者として成果を出すためには、コミュニケーション・ヒアリングスキル、採用マーケティングの視点、オペレーション・マネジメントスキルの3つが特に重要です。また、企業の「顔」として候補者と接する立場でもあるため、迅速・丁寧な対応と誠実な姿勢が求められます。

求職者・就活生の方にとっては、採用担当者宛のメール・封筒・電話での正しい連絡マナーを押さえておくことが、選考を有利に進める第一歩となります。「様」と「御中」の使い分け、英語表現、面接時の呼び方など、本記事で解説したポイントをぜひ活用してください。

採用業務の負担が大きいと感じている採用担当者の方は、採用代行サービスの活用も選択肢の一つです。採用戦略の立案から実務サポートまで、専門家のサポートを受けることで、採用活動の質と効率を同時に高めることができます。

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この記事の執筆・編集：ヨビコム編集部（株式会社Digital&）

中小企業・地方企業の採用代行（RPO）を行うヨビコムの編集部です。飲食・建設・不動産・製造業・介護などの採用支援で得た知見をもとに、採用担当者の実務に役立つ情報をお届けしています。