セミナーレポート 2023年12月13日(水) 12:00-13:00 開催終了
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受注は電話とFAX、記録は紙、集計はExcel——この状態から抜け出したいが、何から手をつければよいか分からないという声を多くいただきます。大がかりなシステム導入を考える前に、身近な業務から順に変えていくほうが確実です。本セミナーでは、費用を抑えて着実に進める順序と、失敗しないための注意点を解説します。
IT化が進まない理由は、費用でも技術でもなく、何から始めればよいか分からないことにあります。大規模なシステムの話から入ると、投資額の大きさに判断できなくなります。
セミナーの前半では、身近な業務から着手する順序を示します。ファイルの共有、日程の調整、社内の連絡、書類の保管。まずここを整えるだけで、日々の細かな手間が確実に減ります。
後半では、業務データの扱いに進みます。ここでも既存のExcelを無理に捨てる必要はありません。今使っているものを共有できる形にし、入力の重複をなくすところから始めます。段階を踏むことで、現場の混乱も抑えられます。
全体は60分。現状把握、着手領域、進め方の順に扱います。
| 時間 | 内容 | ゴール |
|---|---|---|
| 12:00-12:10 | 紙とExcelのコストを可視化する | 着手の根拠を持つ |
| 12:10-12:30 | 最初に着手する3領域 | 具体的な行動を決める |
| 12:30-12:45 | 業務データの扱い | Excelからの移行を進める |
| 12:45-12:55 | 社内を巻き込む進め方 | 定着させる方法を得る |
| 12:55-13:00 | 質疑応答 | 個別の相談 |
探す時間、転記の時間、印刷と保管の費用。見えないコストを可視化します。
ファイル共有、日程調整、社内連絡。すぐ始められる3領域を扱います。
Excelの共有化、入力の一元化、段階的な移行を扱います。
試行、切り替え、定着。現場を巻き込む手順を共有します。
費用がかからず、効果がすぐ実感できる領域から始めます。
| 領域 | 現状の課題 | 手段 | 効果が出るまで |
|---|---|---|---|
| ファイルの共有 | 個人のPCに散在、版が分からない | クラウドストレージ | 1か月 |
| 日程の調整 | 電話とメールの往復 | 共有カレンダー | 即時 |
| 社内の連絡 | 伝言と口頭、記録が残らない | ビジネスチャット | 1か月 |
| 書類の保管 | 紙で保管、探すのに時間 | スキャンと検索 | 2〜3か月 |
| 勤怠の記録 | 紙のタイムカード、手集計 | 勤怠システム | 1〜2か月 |
個人のPCに保存されたファイルは、その人が不在だと取り出せません。共有の場所に置くルールにするだけで、日々の待ち時間がなくなります。操作も難しくなく、抵抗も少ない領域です。
会議の日程調整、車両や会議室の予約。電話とメールの往復がなくなり、その日から効果を実感できます。
速く連絡できることよりも、やり取りが記録として残り、後から検索できることに価値があります。口頭の伝達漏れが減ります。
現場で使われているExcelには、実務に合わせた工夫が詰まっています。
個人のPCにあるExcelを、共有の場所に置き、複数人が同時に編集できる形にします。これだけで、メールでのファイルのやり取りと版の混乱がなくなります。
受注表と生産表、日報と請求書。同じ情報を複数のファイルに入力している箇所を見つけ、一方から自動で参照する形にします。
データ量が増えて動きが重い、複数人での同時編集が難しい、履歴が追えない。こうした限界が出た時点で移行を検討します。それまでは改善しながら使い続けて構いません。
新しい仕組みとExcelを併用する期間が長引くと、必ずExcelに戻ります。切り替え日を決めて周知します。
技術より、人の受け入れが難しい部分です。
共有カレンダーのように、すぐ効果を実感できるものから始めます。「便利になった」という体験が、次の取り組みへの理解につながります。
全体説明だけでは、聞きにくい人が取り残されます。使い方を聞ける相手を明確にし、必要なら個別に時間を取ります。
すべてをなくす必要はありません。法令上の保存義務があるもの、取引先が求めるものは紙で構いません。線引きを明確にすると、現場の不安が減ります。
「探す時間が月◯時間減った」といった数字を共有すると、次の取り組みへの協力が得られやすくなります。
| 日時 | 2023年12月13日(水) |
|---|---|
| 時間 | 12:00-13:00 |
| 参加費用 | 無料 |
| 場所 | WEBによるオンライン開催 |
| 視聴方法 | Zoomでのオンライン配信（視聴URLはお申し込みいただいた方にご案内します） |
| スケジュール | 開始10分前より入室いただけます。講演のあと、質疑応答のお時間を設けています。 |
| 諸注意 | 本セミナーは競合企業様のご参加をお断りさせていただく場合がございます。あらかじめご了承ください。 |
| 主催 | 株式会社Digital& |
| セミナー番号 | D23 |
費用はどれくらいかかりますか。
無料または低額で始められる手段が中心です。当日は具体的に紹介します。
詳しい社員がいません。
操作が簡単な手段から扱います。外部支援の使い方も説明します。
高齢の社員が多いのですが。
段階的な導入と個別のフォローが有効です。当日は進め方を扱います。
アーカイブ配信はありますか。
お申し込みいただいた方に後日ご案内します。
身近な業務から始めれば、費用も混乱も抑えられます。無料経営相談では、現在の業務の進め方をうかがい、最初に取り組む領域を整理してお伝えします。
本セミナーは終了しました
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