ChatGPTで日常業務を短縮する｜1日30分を生み出す使い方

生成AIの活用というと大がかりな話に聞こえますが、実際に効果が出やすいのは日々の細かな作業です。メールの下書き、議事録の整理、資料の要約、問い合わせへの返信。一つひとつは数分でも、合計すると1日30分以上の短縮につながります。本セミナーでは、その場で使える指示文とともに、明日から実行できる使い方を解説します。

セミナー概要

生成AIの導入で成果が出ない理由の多くは、使いどころが分からないまま放置されることです。大きな業務改革を狙う前に、毎日発生する小さな作業に当てはめるほうが、実感が得やすく定着します。

セミナーの前半では、日常業務を洗い出し、どこに使えるかを整理します。メール、議事録、報告書、資料の要約、社内連絡。文章に関わる作業はほぼすべてが対象になります。

後半では、そのまま使える指示文を業務別に共有します。あわせて、精度を上げるための往復の仕方と、業務で使ううえで守るべき情報の取り扱いについてもお伝えします。

• 試してみたが業務での使い所が分からない
• 毎日の細かな作業に時間を取られている
• 社内で使える人と使えない人の差が大きい
• 安全な使い方を確認しておきたい

セミナー内容

全体は60分。用途、指示文、注意点の順に扱います。

時間	内容	ゴール
12:00-12:10	日常業務のどこに使えるか	自分の業務に当てはめる
12:10-12:35	業務別の指示文	そのまま使える型を得る
12:35-12:50	精度を上げる往復と注意点	安全に使いこなす
12:50-13:00	質疑応答	個別の疑問を解消

第1部：用途の整理

1日の業務を洗い出し、文章に関わる作業を特定します。

第2部：指示文

メール、議事録、要約、返信。業務別の指示文を実例で共有します。

第3部：精度と注意点

往復での改善、確認すべき箇所、入力してはいけない情報を扱います。

毎日発生する業務から着手する

大きな業務より、頻度の高い小さな作業のほうが合計の削減時間は大きくなります。

業務	1回あたりの短縮	1日の発生回数	1日の削減
メールの下書き	5〜10分	3〜5回	20〜40分
議事録の整理	20〜30分	1回	20〜30分
資料・記事の要約	15〜20分	1〜2回	15〜30分
問い合わせへの返信案	5〜10分	2〜4回	15〜30分
社内連絡文の作成	5分	1〜2回	5〜10分

メールは状況を伝えてたたき台を出させる

「取引先に納期の遅延を伝える。原因は部材の入荷遅れ。2週間の延期をお願いしたい。長い付き合いの相手。300字程度で」。この程度の情報を渡すだけで、手直しできる文面が返ってきます。

議事録は文字起こしから要点を抽出させる

録音の文字起こしを渡し、「決定事項、宿題、担当者、期限を表で整理して」と指示します。1時間の会議の整理が数分で終わります。

長い資料は「自分に必要な観点」で要約させる

ただ要約させるのではなく、「経営判断に必要な点だけ」「自社への影響という観点で」と指定すると、読む価値のある要約になります。

指示の型と精度の上げ方

同じ道具でも、指示の出し方で結果が大きく変わります。

役割・前提・出力形式・制約の4つを含める

「中小企業の総務担当者として（役割）、社員30名の社内向け通知を（前提）、400字のメール本文で（出力形式）、専門用語を使わずに（制約）」。この4要素を書くだけで、修正の手間が大きく減ります。

一度で完成させようとせず往復する

最初の回答に「もっと短く」「この部分を具体的に」と追加指示を出すほうが、長い指示を書くより速く目的に近づきます。往復を前提にした使い方が実務的です。

うまくいった指示文は保存して使い回す

業務ごとにテキストファイルに残し、必要な部分だけ書き換えて使います。毎回考える必要がなくなり、担当者が変わっても品質が揃います。

固有名詞・数値・日付は必ず確認する

もっともらしい誤りが混ざります。顧客名、金額、納期、制度の内容。これらは送信・提出の前に必ず自分で確認します。

安全に使うための線引き

業務で使う以上、情報の扱いを決めておく必要があります。

社外に出せない情報は入力しない

顧客の個人情報、未公開の財務情報、契約内容。判断に迷ったら「社外の人に見せてよい情報か」を基準にします。

法人向けプランで設定を確認する

入力内容が学習に使われない設定が可能なプランを選びます。無料版のまま業務利用するのは避けます。

削減時間を記録して共有する

「便利になった」だけでは社内に広がりません。対象業務の所要時間を導入前後で記録し、月あたりの削減時間として共有すると、他部門にも波及します。

セミナー開催日・場所

日時	2025年4月3日(木)
時間	12:00-13:00
参加費用	無料
場所	WEBによるオンライン開催
視聴方法	Zoomでのオンライン配信（視聴URLはお申し込みいただいた方にご案内します）
スケジュール	開始10分前より入室いただけます。講演のあと、質疑応答のお時間を設けています。
諸注意	本セミナーは競合企業様のご参加をお断りさせていただく場合がございます。あらかじめご了承ください。
主催	株式会社Digital&
セミナー番号	D02

よくある質問