セミナーレポート 2025年5月28日(水) 14:00-15:00 開催終了
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ペーパーレス化に取り組んだが、結局紙も残ったまま二重管理になっている——よく聞く結果です。紙をなくすこと自体が目的になると、現場の負担だけが増えます。重要なのは、残すべき紙と減らせる紙を分け、業務手順ごと切り替えることです。本セミナーでは、順序と定着のさせ方を具体的に解説します。
ペーパーレス化が失敗する典型は、スキャンして保存する仕組みだけを導入し、業務手順を変えないケースです。結果として、紙で回してからスキャンするという二重の作業が生まれます。
セミナーの前半では、書類を3つに分類します。法令上、紙での保存が必要なもの。取引先の都合で紙が必要なもの。社内の慣習だけで紙になっているもの。3つ目が、最も削減余地の大きい領域です。
後半では、切り替えの実務を扱います。承認の流れをどう変えるか、ハンコをどう置き換えるか、いつ紙を廃止するか。移行期間を区切らないと必ず紙が残るため、期日を決める判断が不可欠です。
全体は60分。分類、切り替え、定着の順に扱います。
| 時間 | 内容 | ゴール |
|---|---|---|
| 14:00-14:10 | ペーパーレス化が失敗する構造 | 原因を理解する |
| 14:10-14:30 | 書類の分類と優先順位 | 着手対象を決める |
| 14:30-14:45 | 承認とハンコの置き換え | 業務手順を変える |
| 14:45-14:55 | 移行と定着 | 紙に戻らない状態にする |
| 14:55-15:00 | 質疑応答 | 個別の相談 |
二重管理が生まれる理由と、手順を変えることの必要性を共有します。
法令、取引先、社内慣習。3分類での整理と優先順位づけを扱います。
押印の代替、承認経路の簡素化、権限の整理を扱います。
期日の設定、周知、定着の確認方法を扱います。
一律に電子化しようとせず、性質で分けます。
| 分類 | 例 | 対応 | 削減余地 |
|---|---|---|---|
| 法令で保存が必要 | 契約書の一部、許認可関係 | 要件を確認して電子保存または紙で保管 | 小 |
| 取引先が紙を求める | 注文書、請求書の一部 | 社内処理のみ電子化 | 中 |
| 社内慣習で紙になっている | 稟議書、申請書、社内報告 | 完全に電子化できる | 大 |
| 電子取引で受領 | メール添付の請求書等 | 要件に沿った保存が必要 | — |
稟議、各種申請、社内報告。取引先が関わらない書類は、自社の判断だけで切り替えられます。ここで成功体験をつくると、社内の理解が得られます。
受け取った紙をデータ化して社内で回せば、集計と保管の負担は減ります。取引先への働きかけは並行して進めます。
保存期間、保存方法、検索できる状態にする要件。書類の種類によって異なります。着手前に対象書類の要件を確認します。
押印のために出社するという状態は、手順を変えれば解消できます。
電子化する前に、その承認が本当に必要かを問い直します。誰も内容を見ていない形式的な承認は、廃止するほうが効果的です。承認者を減らすだけで、処理速度が大きく上がります。
社内で回す書類にハンコが必要な法的根拠はほとんどありません。承認の記録が残る仕組みがあれば、押印は不要です。
電子契約に対応できる取引先とはそちらを使い、紙を求める相手には従来どおりとします。全件を一斉に変える必要はありません。
電子化の対象外となる押印については、誰が管理し、どういう手順で押すかを明文化します。属人化していると、担当者不在時に業務が止まります。
移行期の運用設計が、定着の成否を決めます。
新旧の並行運用が長引くと、必ず紙に戻ります。「◯月◯日から紙の申請書は受け付けない」と期日を明示し、周知します。
現場でスマートフォンから入力できない、承認画面が使いにくい。こうした障害が残っていると、紙のほうが速いという理由で戻ります。移行前に実際に使ってもらい、手間を削ります。
印刷枚数、保管スペース、探す時間、郵送費。導入前後で比較して社内に共有すると、次の取り組みへの理解が得られます。
一度電子化しても、新しい業務が始まるたびに紙の様式が作られると元に戻ります。新規の業務手順を作る際のルールとして明文化しておきます。
| 日時 | 2025年5月28日(水) |
|---|---|
| 時間 | 14:00-15:00 |
| 参加費用 | 無料 |
| 場所 | WEBによるオンライン開催 |
| 視聴方法 | Zoomでのオンライン配信（視聴URLはお申し込みいただいた方にご案内します） |
| スケジュール | 開始10分前より入室いただけます。講演のあと、質疑応答のお時間を設けています。 |
| 諸注意 | 本セミナーは競合企業様のご参加をお断りさせていただく場合がございます。あらかじめご了承ください。 |
| 主催 | 株式会社Digital& |
| セミナー番号 | D10 |
費用はどれくらいかかりますか。
社内完結の書類であれば、既存のツールで対応できる場合もあります。当日は費用の考え方を扱います。
取引先が紙を求めます。
社内処理の電子化から進める方法を扱います。
法令要件を詳しく知りたいです。
概要を扱います。個別の判断は専門家への確認を推奨します。
アーカイブ配信はありますか。
お申し込みいただいた方に後日ご案内します。
分類ができれば、着手すべき順序は決まります。無料経営相談では、現在の書類と承認の流れをうかがい、進め方を整理してお伝えします。
本セミナーは終了しました
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