セミナーレポート 2024年6月26日(水) 12:00-13:00 開催終了
リンクを共有する
バックオフィスの業務は、文書の作成・確認・整理が中心です。この領域は生成AIとの相性がよく、少ない投資で確実に時間を削減できます。本セミナーでは、総務・経理・人事それぞれの具体的な業務を取り上げ、どこにどう使えば効果が出るのかを、そのまま使える指示の例とともに解説します。
バックオフィス部門は、少人数で幅広い業務を担っていることが多く、一つひとつの業務に十分な時間をかけられません。結果として、規程の見直しやマニュアルの整備といった重要だが緊急でない業務が後回しになります。
生成AIが最も効くのは、まさにこの領域です。既存の文書を平易に書き直す、複数の資料から要点をまとめる、社内向けの案内文を作る。いずれも人が行うと数時間かかる作業が、短時間で下書きまで進みます。
セミナーでは、総務・経理・人事の業務を具体的に取り上げ、指示の出し方と確認すべき点をお伝えします。あわせて、個人情報や給与情報を扱う部門であるがゆえに必要な、情報の取り扱いルールについても整理します。
全体は60分。業務別の活用と情報管理を扱います。
| 時間 | 内容 | ゴール |
|---|---|---|
| 12:00-12:10 | バックオフィスと生成AIの相性 | 効果の出る領域を理解する |
| 12:10-12:35 | 部門別の具体的な使い方 | 自分の業務に当てはめる |
| 12:35-12:50 | 情報の取り扱いルール | 安全に使う基準を持つ |
| 12:50-13:00 | 社内展開と質疑応答 | 部門内に広げる方法を得る |
文書中心、正解が一つでない、頻度が高い。効果の出る条件を確認します。
総務、経理、人事。それぞれの業務での具体的な指示例を紹介します。
入力してよい情報、避けるべき情報、確認すべき出力を整理します。
部門内での共有方法と、他部門への広げ方を扱います。
自部門の例が一つあると、他の業務にも応用できるようになります。
| 部門 | 業務 | 削減の目安 | 注意点 |
|---|---|---|---|
| 総務 | 規程・マニュアルの平易化 | 1本あたり数時間 | 原文の意味を変えない |
| 総務 | 社内通知文の作成 | 1件30分→5分 | 事実関係の確認 |
| 経理 | 問い合わせ回答の作成 | 1件20分→5分 | 金額・制度は要確認 |
| 経理 | 資料の要約・比較 | 1件1時間→15分 | 数値は原典で確認 |
| 人事 | 求人票の職種別作成 | 1本2時間→30分 | 条件面の正確性 |
| 人事 | アンケート自由記述の集計 | 数日→数時間 | 個人が特定されない形で |
ゼロから作るより、既にある規程やマニュアルを渡して「新入社員にも分かる表現で」と指示するほうが、精度も速度も高くなります。内容の妥当性は元の文書で担保されています。
経費精算のルール、有給の取得方法、慶弔の手続き。よくある質問への回答を一度整備しておくと、以降の対応が大幅に速くなります。
アンケートの自由記述、社員からの意見、業者からの提案。文章の塊を分類・要約させると、その後の判断が速くなります。
バックオフィスは機密性の高い情報を扱うため、ルールなしに使い始めると事故につながります。
氏名、社員番号、住所、給与額、評価内容。これらは入力せず、一般化した内容で指示を出します。「社員30名の製造業で」といった粒度で十分な回答が得られます。
決算前の数値、取引条件、契約内容。社外に出せない情報は入力しない、という基準が最も分かりやすく徹底しやすい形です。
労働法、税制、社会保険。生成AIの回答には古い情報や誤りが混ざります。実務の判断に使う内容は、必ず公式の情報で裏を取ります。
入力してよいもの、いけないもの、確認が必要なもの。この3分類で1枚の文書を作り、部門内で共有します。口頭の申し合わせでは徹底されません。
一人が使っているだけでは、部門全体の生産性は変わりません。
うまくいった指示を、業務名を付けて保存します。担当者が変わっても同じ品質が保て、新任者の立ち上がりも早くなります。
15分でも構いません。今月うまくいった使い方を一人ずつ共有すると、部門内で自然に水準が上がります。
空いた時間が自動的に価値の高い業務に向かうわけではありません。規程の整備、業務手順の文書化など、後回しになっていた業務に充てる計画を立てます。
| 日時 | 2024年6月26日(水) |
|---|---|
| 時間 | 12:00-13:00 |
| 参加費用 | 無料 |
| 場所 | WEBによるオンライン開催 |
| 視聴方法 | Zoomでのオンライン配信（視聴URLはお申し込みいただいた方にご案内します） |
| スケジュール | 開始10分前より入室いただけます。講演のあと、質疑応答のお時間を設けています。 |
| 諸注意 | 本セミナーは競合企業様のご参加をお断りさせていただく場合がございます。あらかじめご了承ください。 |
| 主催 | 株式会社Digital& |
| セミナー番号 | D10 |
無料版でも業務に使えますか。
機密性を考えると、入力内容の扱いを設定できる法人向けプランを推奨します。
どこから始めるべきですか。
既存文書の書き直しが最も安全で効果が見えやすい入口です。
出力をそのまま使ってよいですか。
必ず担当者が確認する工程を挟んでください。当日は確認すべき箇所を具体的に示します。
アーカイブ配信はありますか。
お申し込みいただいた方に後日ご案内します。
どの業務から着手すると効果が大きいかは、体制と業務量によって変わります。無料経営相談では、現在の業務内容をうかがい、優先すべき適用先と情報管理の設計を整理してお伝えします。
本セミナーは終了しました
リンクを共有する
