セミナーレポート 2024年4月12日(金) 10:00~17:00 開催終了
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経理、労務、請求処理といったバックオフィス業務は、人手が足りないうえに属人化しやすく、担当者の退職が事業リスクに直結します。業務の外部化（BPO）は人手不足への対応策ですが、単に外に出すだけでは、社内にデータが残らず経営判断に使えないという別の問題が生じます。本セミナーでは、外部化と社内でのデータ活用を同時に進める設計を解説します。
バックオフィスの外部化を検討する動機は、人手不足の解消とコスト削減が中心です。しかし実際に導入した企業から聞かれる課題は、「業務は回るようになったが、社内に情報が残らず状況が見えなくなった」というものです。
この問題は、外部化の設計段階で防げます。業務を委託する際に、処理の結果だけでなくデータそのものを自社のシステムに戻す取り決めを入れておけば、外部化と可視化は両立します。
本セミナーでは、切り分けの基準、委託先との取り決め、移行の手順を扱ったうえで、蓄積したデータを月次の経営判断にどう使うかまでを一連の流れとして解説します。長時間の開催となるため、演習の時間も設けています。
全日開催。午前は設計、午後は実務と演習を行います。
| 時間 | 内容 | ゴール |
|---|---|---|
| 10:00-12:00 | 業務の棚卸しと切り分け | 外部化候補を特定する |
| 13:00-14:30 | 委託先選定と契約の要点 | 失敗しない発注ができる |
| 14:45-16:00 | データを社内に残す仕組み | 可視化と両立する設計を得る |
| 16:00-17:00 | 演習と質疑応答 | 自社の移行計画を描く |
担当者ごとに何にどれだけ時間を使っているかを洗い出し、判断を伴う業務と定型業務に分けます。
見積の比較軸、対応範囲の確認、情報管理体制のチェック項目を扱います。
どの形式で、どの頻度で、どこに戻してもらうか。契約に含めるべき内容を具体化します。
自社の業務を実際に分類し、移行計画の草案を作成します。
すべてを外に出すと、社内に業務知識が残らず、委託先を変更できなくなります。基準を持って切り分けます。
| 業務 | 外部化の適性 | 理由 |
|---|---|---|
| 請求書発行・入金消込 | 高い | 手順が定型化しやすい |
| 給与計算 | 高い | 法改正対応を任せられる |
| 経費精算のチェック | 中 | 社内規程の解釈が必要 |
| 予算管理・資金繰り | 低い | 経営判断と不可分 |
| 取引先との条件交渉 | 低い | 関係性に依存する |
規程の解釈、例外の可否、支払いの優先順位。これらは会社の方針に関わるため、外に出すと意思決定が遅れます。定型処理と判断を分離し、判断部分だけを社内に残す設計にします。
手順が言語化されていない状態で委託すると、引き継ぎに時間がかかり、品質も安定しません。手順書の作成は移行前の必須作業であり、この作業自体が属人化の解消にもなります。
全量を委託すると、内容を検証できる人がいなくなります。同種の業務の一部を社内で処理し続けることで、委託先の品質を評価できる状態を維持します。
外部化の最大の副作用は、経営数値の把握が遅れることです。契約段階での取り決めで防げます。
PDFの帳票だけを納品してもらうと、社内で集計できません。表計算やCSVの形式で、明細レベルのデータを受け取る取り決めにします。
月末にまとめて受け取ると、月中の状況が見えません。週次または随時の連携にすると、資金繰りや売上の把握が早まります。
勘定科目、部門コード、取引先コード。委託先と自社で定義が異なると、受け取ったデータを社内システムに取り込めません。移行前に対応表を作成します。
処理の状況、発生した例外、改善提案。月1回30分の定例を設けておくと、問題の早期発見と業務改善の両方が進みます。
外部化の失敗は、移行期に集中します。あらかじめ想定しておくべき事項があります。
委託開始直後は、認識の相違による誤りが必ず発生します。社内で全件確認する期間を3か月設け、その後に抽出確認へ移行する計画にします。
外部化は、担当者にとって自分の仕事がなくなることを意味します。何を任せ、代わりに何を担ってもらうかを事前に説明しないと、協力が得られず移行が滞ります。
委託費と人件費の比較だけでなく、属人化の解消、法改正への対応、繁閑差への対応力を含めて評価します。短期の削減額だけを見ると、判断を誤ります。
| 日時 | 2024年4月12日(金) |
|---|---|
| 時間 | 10:00-17:00 |
| 参加費用 | 無料 |
| 場所 | WEBによるオンライン開催 |
| 視聴方法 | Zoomでのオンライン配信（視聴URLはお申し込みいただいた方にご案内します） |
| スケジュール | 開始10分前より入室いただけます。講演のあと、質疑応答のお時間を設けています。 |
| 諸注意 | 本セミナーは競合企業様のご参加をお断りさせていただく場合がございます。あらかじめご了承ください。 |
| 主催 | 株式会社Digital& |
| セミナー番号 | D09 |
小規模な会社でも外部化は可能ですか。
業務量に応じた契約形態があります。当日は規模別の考え方を扱います。
委託先はどう探せばよいですか。
選定の観点と、比較すべき項目を整理してお伝えします。
機密情報の管理が心配です。
契約と運用の両面での確認事項を具体的に説明します。
一部の業務だけ委託することはできますか。
可能です。むしろ段階的な移行を推奨しています。
どこまで任せ、何を残すかの判断が成否を分けます。無料経営相談では、現在の管理部門の状況をうかがい、外部化の候補と進め方を整理してお伝えします。
本セミナーは終了しました
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