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「生成AIを業務で使わせたいが、何をどう教えればよいか分からない」「Microsoft 365を契約しているのに、メールと表計算しか使っていない」。地方中小企業のDX研修では、この2つの状態から始まることがほとんどです。すでに払っているライセンスの中に、使われていない機能が眠っているケースは非常に多くあります。
この研修は、ITの一般知識を教える講座ではありません。受講者が普段使っている実際の資料とデータを持ち込み、生成AIとCopilotで自分の業務を1つ短縮するところまでを、その場で体験してもらう実践型のプログラムです。
このページでわかること
研修のゴールは、AIに詳しくなることではありません。翌日から自分の業務が短くなることです。そのため、講義は最小限にとどめ、受講者が自分の資料を使って手を動かす時間を中心に構成しています。
カリキュラム設計、講義と演習、社内ルールの雛形提供、研修後のフォローまでを担当します。受講者の実務資料を使った演習を中心に据えるため、事前に業務内容を伺ったうえで内容を調整します。
| 業務 | 研修前（Before） | 研修後（After） |
|---|---|---|
| 議事録の作成 | 会議後に1時間かけて清書 | 録音や箇条書きから下書きを生成し、確認と修正のみ |
| 報告書の作成 | 白紙から書き始め、構成に悩む | 要点を伝えて構成案を出させ、そこから執筆 |
| 長文資料の把握 | 全部読んで要点を探す | 要約と論点抽出で、読む範囲を絞れる |
| 表計算 | 関数が分からず手作業で集計 | やりたいことを日本語で伝えて数式を作成 |
| スライド作成 | ゼロから作成 | 文書から下書きを生成し、体裁を整える |
| 情報の取り扱い | ルールがなく、各自の判断 | 入力可否の基準が明確で、迷わず判断できる |
現在の業務と使用しているツールを伺い、研修でどの業務が短縮できそうか、削減見込みの目安をお伝えします。研修より先に整えるべきことがある場合も、率直にお伝えします。
一般的なセミナーは、機能の紹介が中心になりがちです。受講直後は前向きな感想が出ますが、翌日には元の仕事の進め方に戻ります。自分の業務でやってみる時間がなければ、行動は変わりません。
この研修では、受講者が実際の議事録、報告書、集計表を持ち込みます。その場で短縮を体験すると、翌日から使い続ける確率が大きく変わります。
取引先名、原価、個人情報、未公開情報。これらを一般向けサービスに入力すると、情報管理上の問題が生じます。研修と同時にルールを整備しなければ、使うほどリスクが増します。
研修では、入力してよい情報の範囲を1枚の表にまとめた雛形を配布し、自社に合わせて調整する時間を設けます。
受講後1〜2週間で使わなくなる方が一定数出ます。多くは「うまい指示の出し方が分からない」ところで止まっています。
対策として、業務別のプロンプト集を配布し、研修から1か月後にフォロー会を設けています。実際に使ってみた困りごとを持ち寄る場があると、定着率が明確に上がります。
受講人数、日数、フォローの有無によって変わります。以下は標準的な構成の目安です。
| プラン | 構成 | 期間の目安 |
|---|---|---|
| 体験版 | 生成AIの基本と業務活用の実演（半日） | 半日 |
| 標準プラン | 講義＋実務資料での演習＋社内ルール整備（半日×2回） | 1か月 |
| 実践プラン | 標準プラン＋業務別プロンプト作成＋1か月後のフォロー会 | 2か月 |
| 定着プラン | 実践プラン＋部門別の追加研修＋3か月の伴走 | 4〜6か月 |
人材開発支援助成金などの制度が使える場合があります。訓練内容と時間数で要件が変わるため、計画段階での確認をおすすめしています。
プロンプト集があることで、研修を受けていない社員にも展開できます。
この研修は、業務改善の取り組みと組み合わせると効果が持続します。DX人材育成・研修、バックオフィス改革、中小企業向けDXコンサルティングとの併用が代表的です。
業種を問わず効果が出ますが、特に事務・管理部門の負担が大きい企業で削減幅が大きくなります。製造業、建設業、運送業、卸売業、医療介護、士業などで実施しています。
この記事のまとめ
この研修のゴールは、AIに詳しくなることではなく、翌日から自分の業務が短くなることです。受講者が実際の資料を持ち込み、その場で短縮を体験する構成にしているのはそのためです。
つまずきの多くは、汎用的な内容で終わること、社内ルールがないこと、研修後のフォローがないことの3点です。プロンプト集、利用ルールの雛形、1か月後のフォロー会をセットにすることで、定着まで見届けます。
パソコン操作が苦手な社員でも受講できますか？
できます。プログラミングは扱わず、日本語で指示を出す形が中心のため、メールと表計算が使える方であれば問題ありません。むしろ操作が苦手な方ほど、時間短縮の実感が大きくなります。
Microsoft 365を契約していなくても受講できますか？
できます。契約していない場合は、無料または低価格で利用できる生成AIサービスを使った内容に調整します。契約状況を事前に伺い、実際に使える環境に合わせて構成します。
何名くらいで実施するのが適切ですか？
6〜15名程度をおすすめしています。演習で一人ひとりの手元を確認する時間を確保するためです。人数が多い場合は、部門別に複数回に分けて実施します。
社内の情報を入力しても大丈夫ですか？
入力してよい情報の範囲を決めることが前提になります。研修では、その基準づくりを含めて扱います。入力データを学習に使わない契約形態のサービスを選ぶことで、扱える情報の範囲を広げることもできます。
助成金は使えますか？
人材開発支援助成金などが対象になる場合があります。訓練時間数や実施形態によって要件が変わるため、計画段階での確認が必要です。申請の進め方もあわせてご相談いただけます。
オンラインでの実施は可能ですか？
可能です。ただし演習中に手元を確認しながら進めるため、対面での実施のほうが定着率は高くなります。拠点が分散している場合は、対面とオンラインを組み合わせる形もご提案しています。
無料の経営相談では、現在の業務と使用しているツールを伺い、研修でどの業務がどれだけ短縮できそうかをお伝えします。オンラインで60分、研修の要否と適切な構成までお持ち帰りいただけます。
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