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請求書の発行に3日、経費精算の処理に毎月2日、勤怠の集計に半日。バックオフィスの作業時間は、社内で最も計測されていないコストです。人手不足で採用も難しいなか、この時間を減らせるかどうかが、会社全体の余力を左右します。
Digital&のバックオフィス改革支援は、経理・人事・総務の業務を実測し、手作業と二重入力を減らし、担当者が1人でも回る状態をつくる支援です。属人化の解消と、担当者が休んでも止まらない体制づくりまでを含みます。
このページでわかること
バックオフィスの改善は、入力を1回にすることから始まります。受注情報を販売管理に入れ、請求書作成でもう一度入れ、会計ソフトでまた入れる。この構造が残っている限り、どれだけ人を増やしても作業は減りません。
業務計測から改善設計、ツール導入、手順書作成、現場定着までを担当します。電子帳簿保存法やインボイス制度への対応を含めた業務設計にも対応します。
| 項目 | よくある現状（Before） | 改革後（After） |
|---|---|---|
| 入力 | 受注・請求・会計で同じ情報を3回入力 | 入力は1回、以降は連携で反映 |
| 請求業務 | 月末に集中し、担当者が数日拘束される | データから自動生成し、確認作業のみ |
| 経費精算 | 紙の領収書を貼って提出、差し戻しが多発 | スマートフォンで撮影して申請、承認も画面上で完結 |
| 勤怠集計 | タイムカードを手集計 | 打刻データから自動集計、給与計算へ連携 |
| 承認 | 紙の回覧で数日かかる | 画面上で承認、その日のうちに完了 |
| 月次締め | 翌月20日以降に数字が出る | 翌月10日前後に確定 |
現在の経理・人事・総務の業務を伺い、どこに時間が集中しているか、二重入力がどこで発生しているかをお伝えします。ツール導入が必要か、運用の見直しで足りるかの判断材料まで、その場でお持ち帰りいただけます。
クラウド会計や経費精算ツールを導入したのに、紙の申請書も併用している。こうした状態では、作業はむしろ増えます。
ツール導入と同時に旧来の手順を廃止することが必要です。移行期間を1〜2か月と決め、その後は新しい方法のみとする。この線引きを経営層が明言しないと、現場は安全側に倒れて両方を続けます。
バックオフィスは、外から見て何をしているか分かりにくい部門です。結果として、担当者しか知らない手順が積み重なり、退職時に大きな混乱が起きます。
改善の第一歩は、業務を書き出して見える状態にすることです。書き出す過程で、担当者自身が「これは不要かもしれない」と気づく作業が必ず出てきます。
インボイス制度や電子帳簿保存法への対応を「とりあえず紙で保存」という形で先送りすると、後から遡って整理する作業が発生します。
制度対応は、業務改善と同時に行うのが最も効率的です。どうせ手順を変えるなら、制度要件を満たす形で作り直す。この判断ができるかどうかで、数年後の負担が変わります。
対象部門の範囲、既存システムの状態、企業規模によって変わります。以下は従業員20〜100名規模を想定した目安です。
| 支援の範囲 | 主な内容 | 期間の目安 |
|---|---|---|
| 業務診断 | 経理・人事・総務の業務棚卸しと時間計測、改善提案 | 1か月 |
| 単一領域の改善 | 経費精算や勤怠など、1領域を対象にした改善とツール導入 | 2〜3か月 |
| バックオフィス全体 | 複数領域の改善、連携設計、手順書整備、制度対応 | 6か月 |
| 継続伴走 | 月次の課題確認と改善、担当者育成 | 継続 |
ツールの月額費用は利用人数によりますが、削減できる人件費と比較すれば回収期間は数か月となるケースが多くあります。診断時に試算をお出しします。
手順書と年間カレンダーがあれば、担当者の交代や急な休みにも対応できます。
バックオフィス改革は、全社的なDXの入口として取り組まれることが多い領域です。中小企業向けDXコンサルティング、全社DX推進コンサルティング、DX人材育成・研修との併用が代表的です。
すべての業種で効果が出ますが、特に製造業、建設業、運送業、卸売業、医療介護など、現場業務が忙しく事務が後回しになりがちな業種で改善余地が大きくなります。
この記事のまとめ
バックオフィス改革の要点は、入力を1回にすること、承認を簡素化すること、そして属人化を解消することの3つです。作業時間を実測してから着手することで、どこに効果があるかが明確になります。
つまずきの多くは、ツールを入れても旧来の運用を残すこと、業務が見える化されていないこと、制度対応を後回しにすることです。Digital&は計測から改善、ツール導入、手順書整備までを並走し、担当者が休んでも回る体制を目指します。
経理担当が1人しかいませんが、改善に協力してもらう時間が取れません。
最初の業務棚卸しには数時間のご協力が必要ですが、それ以降は当社が主導して進められます。むしろ1人体制だからこそ、属人化の解消は優先度が高い課題です。まず短時間で効果の出る改善から着手し、生まれた時間を次の改善に充てる進め方をとります。
どのツールを選べばよいか分かりません。
既存の会計ソフトや販売管理システムとの連携可否が最初の判断軸になります。連携できないツールを選ぶと二重入力が残るためです。現在の環境を確認したうえで、候補を2〜3社に絞ってご提案します。
インボイス制度や電子帳簿保存法への対応も相談できますか？
できます。制度対応だけを切り出すより、業務改善と同時に進めるほうが効率的です。どうせ手順を変えるのであれば、制度要件を満たす形で作り直すことをおすすめしています。
紙の書類をすべて電子化する必要がありますか？
すべてを電子化する必要はありません。頻繁に検索する書類、承認が必要な書類、法令で電子保存が求められる書類を優先し、それ以外は現状維持でも問題ないケースが多くあります。
どれくらいの時間削減が期待できますか？
業務内容によりますが、二重入力と紙の回覧が残っている企業では、経理・総務あわせて月20〜60時間の削減が見込めることが多くあります。診断時に、実測値をもとに試算をお出しします。
アウトソーシングとどちらがよいですか？
定型業務が多く、社内に担当者を置く余裕がない場合は外部委託も有効です。ただし委託前に業務を整理していないと、非効率なまま外に出すことになり費用が膨らみます。まず改善してから、委託範囲を判断する順序をおすすめしています。
無料の経営相談では、現在の経理・人事・総務の業務を伺い、時間が集中している箇所と二重入力の発生箇所をお伝えします。オンラインで60分、削減できそうな時間の目安までお持ち帰りいただけます。
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