Excelの属人化を解消する｜担当者が辞めても止まらないデータ整備

複雑な計算式が入ったExcelを、作った本人しか触れない——多くの企業が抱えるリスクです。その人が辞めたら、業務が止まるか、誰も中身を検証できないまま使い続けることになります。本セミナーでは、既存のExcelを整理し、誰でも扱える状態にするための実務を解説します。

セミナー概要

Excelは柔軟で使いやすい反面、作った人の頭のなかにしか設計がない状態になりやすい道具です。何年も使われるうちに計算式が増え、手を入れられなくなり、誰も検証できないまま数字だけが出てくる状態に陥ります。

セミナーの前半では、棚卸しの手順を扱います。社内にどんなファイルがあり、誰が使い、どれだけ重要か。この一覧がないと、対策の優先順位もつけられません。

後半では、整理と判断を扱います。すべてをシステム化する必要はありません。Excelのまま使い続けてよいものと、置き換えるべきものを見極め、前者については誰でも扱える状態に整える。この二段構えが現実的です。

• 特定の人しか触れないExcelがある
• 担当者の退職で業務が止まるのが不安
• 計算式が複雑で検証できない
• システム化すべきか判断できない

セミナー内容

全体は60分。棚卸し、整理、判断の順に扱います。

時間	内容	ゴール
12:00-12:10	属人化のリスク	課題の大きさを把握する
12:10-12:30	棚卸しと優先順位	対象を特定する
12:30-12:45	整理の手順	誰でも扱える状態にする
12:45-12:55	システム化の判断と再発防止	今後の方針を決める
12:55-13:00	質疑応答	個別の相談

第1部：リスク

業務停止、検証不能、誤りの見落とし。3つのリスクを整理します。

第2部：棚卸し

一覧の作り方、重要度の評価、優先順位のつけ方を扱います。

第3部：整理

計算式の文書化、シート構成の見直し、入力と出力の分離を扱います。

第4部：判断と予防

システム化の基準と、新しい属人化を防ぐルールを扱います。

まず棚卸しをする

社内にどんなファイルがあるかを把握しないと、対策は打てません。

確認項目	見ること	リスクの判定
使用頻度	日次・週次・月次・年次	頻度が高いほど停止の影響が大
作成者と利用者	誰が作り、誰が使うか	1名のみなら高リスク
計算式の複雑さ	関数の入れ子、外部参照	複雑なほど検証困難
他ファイルへの依存	リンク、参照	依存が多いほど壊れやすい
扱う金額・数量の重要度	経理、在庫、原価	重要なほど誤りの影響が大

重要度と属人度の2軸で優先順位をつける

業務への影響が大きく、かつ触れる人が1名しかいないファイル。ここから着手します。すべてを一度に整理しようとすると終わりません。

外部ファイルへの参照は特に危険

他のファイルを参照している計算式は、参照先が移動・削除されると壊れます。しかも壊れたことに気づきにくく、誤った数字を使い続けることになります。

年に一度しか使わないファイルほど忘れられる

決算、年末調整、棚卸し。頻度が低いファイルほど、担当者が変わったときに使い方が分からなくなります。

誰でも扱える状態に整える

システム化しなくても、整理するだけでリスクは大きく下がります。

説明シートを1枚追加する

何のためのファイルか、どこに入力し、どこが出力か、どの計算式が重要か、更新の頻度。この5項目を1枚のシートに書いてファイル内に置きます。最も費用対効果の高い対策です。

入力欄と計算部分を分ける

入力する箇所と計算結果が同じシートに混在していると、誤って計算式を消してしまいます。入力用のシートと計算用のシートを分け、計算部分は保護をかけます。

複雑な計算式は分解する

1つのセルに長い式を書くのではなく、途中経過を別の列に出します。式は長くなりますが、どこで何を計算しているかが追えるようになります。

共有フォルダに置いて版を一本化する

個人のパソコンにあると、その人が不在のとき取り出せません。共有の場所に置き、複数人が同時に編集できる形にします。

システム化すべきかの判断と再発防止

すべてを置き換える必要はありません。

置き換えを検討する基準

データ量が多く動作が重い、複数人で同時に編集したい、変更履歴を追いたい、他システムのデータと連携したい。このいずれかに該当したら、置き換えを検討します。

該当しなければExcelのままでよい

月に数回使う小規模な集計であれば、整理して説明シートを付けるだけで十分です。無理にシステム化すると、かえって使いにくくなります。

新しいファイルを作るときのルールを決める

説明シートを必ず付ける、共有フォルダに置く、個人名をファイル名に使わない。簡単なルールを決めておくと、新しい属人化を防げます。

年1回、棚卸しを繰り返す

一度整理しても、新しいファイルは増え続けます。決算前など時期を決めて、定期的に確認する運用にします。

セミナー開催日・場所

日時	2025年9月24日(水)
時間	12:00-13:00
参加費用	無料
場所	WEBによるオンライン開催
視聴方法	Zoomでのオンライン配信（視聴URLはお申し込みいただいた方にご案内します）
スケジュール	開始10分前より入室いただけます。講演のあと、質疑応答のお時間を設けています。
諸注意	本セミナーは競合企業様のご参加をお断りさせていただく場合がございます。あらかじめご了承ください。
主催	株式会社Digital&
セミナー番号	D24

よくある質問