セミナーレポート 2024年5月8日(水) 12:00-13:00 開催終了
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生成AIの活用が「一部の人が便利に使っている」段階で止まっている企業は少なくありません。組織としての業務改善につなげるには、部門ごとに対象業務を決め、手順を標準化し、効果を数字で残す進め方が必要です。本セミナーでは、部門別の着手手順と、経営に報告できる形で効果を測る方法を解説します。
生成AIの導入効果が社内で共有されない理由は、使い方が個人の工夫に留まっているためです。誰がどの業務にどう使い、どれだけ時間が減ったのかが記録されないと、他部門に広がらず、投資判断もできません。
セミナーの前半では、個人利用を組織の取り組みに変える手順を扱います。部門ごとに対象業務を1つ決め、指示文を標準化し、手順書に組み込む。この3ステップで、属人的な工夫が業務プロセスの一部になります。
後半では効果測定を扱います。「便利になった」では予算が付きません。対象業務にかかっていた時間を導入前後で記録し、人時と金額に換算する方法をお伝えします。同時に、時間削減以外の効果——これまで手が回らなかった業務が回るようになる、品質のばらつきが減る——の示し方も扱います。
全体は60分。展開手順、業務への組み込み、測定の順に扱います。
| 時間 | 内容 | ゴール |
|---|---|---|
| 12:00-12:10 | 個人利用が広がらない理由 | 課題を構造で捉える |
| 12:10-12:30 | 部門別の着手業務の選び方 | 自部門の対象を決める |
| 12:30-12:45 | 手順への組み込み | 業務プロセスの一部にする |
| 12:45-12:55 | 効果測定と報告 | 経営に説明できる形にする |
| 12:55-13:00 | 質疑応答 | 個別の相談 |
個人の工夫が共有されない理由と、組織的な取り組みに必要な要素を整理します。
営業、製造、管理、人事。部門ごとに効果が出やすい業務を具体的に挙げます。
指示文の標準化、手順書への記載、確認工程の設計を扱います。
記録の方法、換算の考え方、報告資料の構成を示します。
全社一斉に広げようとすると、どの部門も中途半端に終わります。部門ごとに1業務ずつ確実に進めます。
| 部門 | 着手業務の例 | 削減の目安（月） | 標準化のしやすさ |
|---|---|---|---|
| 営業 | 提案書の骨子作成 | 15〜30時間 | 高い |
| 製造・現場 | 作業手順書の整備 | 10〜20時間 | 中 |
| 管理・経理 | 規程文書の整備、問い合わせ回答 | 10〜20時間 | 高い |
| 人事 | 求人票作成、アンケート集計 | 10〜15時間 | 高い |
| 広報 | 記事・投稿の下書き | 15〜25時間 | 高い |
毎日または毎週発生し、文章が中心で、最終判断を人が行う業務。この条件に当てはまる業務から着手すると、短期間で効果が見えます。
部門長ではなく、実務を担当している人を推進役にします。実際の業務を知っている人が試すほうが、使える形に落ちやすくなります。
効果が出たかどうかより、まず何にどれだけ時間がかかっていたかを記録します。この基準値がないと、後で効果を示せません。
個人が思い出したときに使う状態では、定着しません。手順の一部にすることで、誰が担当しても同じように使われます。
うまくいった指示文を、社内の共有フォルダに業務名で保存します。担当者が変わっても同じ品質が保てるようになり、新任者の立ち上がりも早くなります。
既存の業務手順書に、生成AIを使う工程とその指示文の場所を書き加えます。手順書に載って初めて、業務プロセスの一部になります。
固有名詞、数値、日付の確認を手順として明記します。効率化と品質保持を両立させるための必須の工程です。
各部門の推進役が集まり、うまくいった例と失敗した例を共有します。他部門の使い方が、自部門の次の着手業務のヒントになります。
継続的な投資を得るには、経営が判断できる形で効果を示す必要があります。
対象業務の月間所要時間を導入前後で記録し、差分に人件費単価を掛けます。年間で示すと、投資額との比較がしやすくなります。
「月20時間削減」だけでは、その時間が何に使われたか分かりません。訪問件数が増えた、後回しだった業務に着手できた、といった転用先まで示すと説得力が増します。
差し戻しの回数、問い合わせ対応の一次回答までの時間、担当者による内容のばらつき。時間以外の指標も並べると、評価が立体的になります。
一つの業務で成果が出たら、次の業務に広げます。同じ業務を改善し続けるより、対象を増やしていくほうが全体の効果は大きくなります。
| 日時 | 2024年5月8日(水) |
|---|---|
| 時間 | 12:00-13:00 |
| 参加費用 | 無料 |
| 場所 | WEBによるオンライン開催 |
| 視聴方法 | Zoomでのオンライン配信（視聴URLはお申し込みいただいた方にご案内します） |
| スケジュール | 開始10分前より入室いただけます。講演のあと、質疑応答のお時間を設けています。 |
| 諸注意 | 本セミナーは競合企業様のご参加をお断りさせていただく場合がございます。あらかじめご了承ください。 |
| 主催 | 株式会社Digital& |
| セミナー番号 | D01 |
どの部門から始めるべきですか。
文章業務の多い部門から始めると効果が見えやすくなります。当日は判断の観点を扱います。
社員の抵抗感が強いのですが。
仕事を奪うものではなく負担を減らすものだと実感できる業務から入ることが有効です。当日は進め方を扱います。
費用対効果はどれくらいですか。
業務内容によります。当日は算出の方法をお伝えします。
アーカイブ配信はありますか。
お申し込みいただいた方に後日ご案内します。
どの業務から始めるかで、その後の広がり方が変わります。無料経営相談では、組織構成と業務内容をうかがい、部門ごとの着手案を整理してお伝えします。
本セミナーは終了しました
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