セミナーレポート 2024年4月10日(水) 12:00-13:00 開催終了
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ChatGPTを使ってみたものの、期待した回答が返ってこず、そのまま使わなくなった——この経験をした方は少なくありません。多くの場合、原因は道具ではなく指示の出し方にあります。本セミナーでは、実務で使える指示の書き方を型として整理し、日々の業務のどこに当てはめれば時間が減るのかを、具体例とともに解説します。
ChatGPTへの指示は、部下への依頼と似ています。「資料をまとめておいて」だけでは、望むものは出てきません。誰向けか、何のためか、どんな形式で、どこまでの分量か。これらを伝えて初めて、使える成果物が返ってきます。
セミナーの前半では、この考え方を4つの要素——役割、前提、出力形式、制約——に整理した型としてお伝えします。この型に沿って書くだけで、回答の質は大きく変わります。
後半では、実際の業務に当てはめます。メールの下書き、議事録の要約、企画のたたき台、資料の構成案、顧客からの問い合わせへの返信案。それぞれについて、そのまま使える指示文の例を共有します。あわせて、事実の確認が必要な場面や、判断を任せてはいけない場面についても線引きを示します。
全体は60分。指示の型、業務適用、注意点の順に扱います。
| 時間 | 内容 | ゴール |
|---|---|---|
| 12:00-12:10 | なぜ期待した回答が返らないのか | 原因を理解する |
| 12:10-12:30 | 指示の4要素と型 | 型に沿って書けるようになる |
| 12:30-12:45 | 業務別の適用例 | 自分の業務に当てはめる |
| 12:45-12:55 | 注意点と社内展開 | 安全に使い、広げる |
| 12:55-13:00 | 質疑応答 | 個別の疑問を解消 |
曖昧な指示、前提の欠落、形式の未指定。うまくいかない指示に共通する3つの不足を確認します。
役割・前提・出力形式・制約の4要素を含む型を、実例を書き換えながら習得します。
メール、議事録、企画、資料構成、問い合わせ対応。5つの業務ごとに指示文の例を示します。
入力してはいけない情報、確認が必要な出力、社内での共有方法を扱います。
どんな業務でも、この4つを書けば回答の質が安定します。
| 要素 | 書くこと | 例 |
|---|---|---|
| 役割 | どんな立場で答えてほしいか | 中小企業の総務担当者として |
| 前提 | 状況・相手・目的 | 社員30名、社内向けの通知、初めての制度導入 |
| 出力形式 | 形と分量 | メール本文、400字程度、件名も付ける |
| 制約 | 守ってほしい条件 | 専門用語を使わない、丁寧すぎない口調で |
同じ依頼でも、相手が誰かによって書き方は変わります。社内向けか社外向けか、初めての相手か長い付き合いか。この情報があるだけで、修正の手間が大幅に減ります。
「箇条書きで5項目」「表形式で3列」「400字以内」。分量と形を指定しないと、長すぎる文章が返ってきて結局書き直すことになります。
最初の回答に対して「もっと短く」「この部分を具体的に」と追加で指示するほうが、長い指示を書くより早く目的に近づきます。往復を前提にした使い方が実務的です。
うまくいった指示は、次回も同じ形で使えます。業務ごとにテキストファイルに残し、部分だけ書き換えて使い回すと、毎回考える必要がなくなります。
抽象的な説明より、自分の業務に近い例が一つあるほうが定着します。
「取引先に納期の遅延を伝える。原因は部材の入荷遅れ。2週間の延期をお願いしたい。長い付き合いの相手。300字程度で」と伝えると、そのまま手直しできる文面が返ってきます。
文字起こしを渡し、「決定事項、宿題、担当者と期限を表で整理して」と指示します。1時間の会議の整理が数分で終わります。
「◯◯のキャンペーン案を10個、それぞれ一行で」と依頼し、良さそうなものを選んで深掘りします。自分では思いつかない切り口が混ざることに価値があります。
これまでの回答例をいくつか示したうえで新しい質問を渡すと、社内の文体と方針に沿った返信案が得られます。担当者による品質のばらつきが減ります。
便利な一方で、任せてはいけない領域があります。この線引きを最初に共有しておくことが重要です。
もっともらしい誤りが混ざります。制度の要件、統計値、取引先の情報。これらは必ず一次情報で確認します。調べる作業そのものを任せないことが原則です。
顧客の氏名や連絡先、未公開の財務情報、契約内容。入力する前に、社外の人に見せてよい情報かを判断基準にします。
全社研修より、各部門に相談できる人がいる状態のほうが定着します。その人たちが月1回集まって使い方を交換する場を設けると、社内全体の水準が上がります。
社内チャットに専用の場を作り、うまくいった指示文と結果を投稿してもらいます。他部門の使い方が見えることが、最も効果的な浸透策になります。
| 日時 | 2024年4月10日(水) |
|---|---|
| 時間 | 12:00-13:00 |
| 参加費用 | 無料 |
| 場所 | WEBによるオンライン開催 |
| 視聴方法 | Zoomでのオンライン配信（視聴URLはお申し込みいただいた方にご案内します） |
| スケジュール | 開始10分前より入室いただけます。講演のあと、質疑応答のお時間を設けています。 |
| 諸注意 | 本セミナーは競合企業様のご参加をお断りさせていただく場合がございます。あらかじめご了承ください。 |
| 主催 | 株式会社Digital& |
| セミナー番号 | D02 |
無料版でも十分ですか。
試す段階では十分ですが、業務利用では入力内容の扱いを設定できる法人向けプランを推奨します。
パソコン操作が苦手でも使えますか。
文章を入力するだけの操作です。当日は画面を見ながら説明します。
他のAIサービスとの違いはありますか。
基本的な指示の考え方は共通します。当日は使い分けの観点にも触れます。
アーカイブ配信はありますか。
お申し込みいただいた方に後日ご案内します。
どの業務に当てはめると効果が大きいかは、職種と業務内容によって変わります。無料経営相談では、現在の業務をうかがい、優先すべき適用先を整理してお伝えします。
本セミナーは終了しました
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