人手不足を生成AIで補う｜少人数の職場で効率と品質を両立させる

採用しても人が集まらない、既存社員の負荷が限界に近い——地方企業で最も切実な課題は人手不足です。生成AIは人の代わりに働くわけではありませんが、一人あたりの処理量を増やし、これまで手が回らなかった業務を回せる状態にすることはできます。本セミナーでは、少人数の職場で成果が出やすい使い方と、品質を落とさずに任せる範囲の決め方を解説します。

セミナー概要

人手不足への対応は、採用を増やすか、一人あたりの処理量を上げるかのどちらかです。地方では前者が難しいため、後者の比重が高まります。ただし、単に作業を速くするだけでは限界があり、品質が落ちれば結局やり直しが発生します。

本セミナーでは、生成AIが確実に効く領域——文章の作成、既存資料の整形、口頭説明の文書化、多言語対応——に絞って解説します。これらは人がやると時間がかかるわりに、確認さえすれば品質を保てる作業です。

また、地方企業に特有の課題として、ベテラン社員の退職に伴う技能の喪失があります。頭のなかにある手順を文書として残す作業は、これまで時間が取れずに先送りされてきました。生成AIを使うと、口頭で説明してもらった内容を数十分で手順書の形にできるため、この課題への現実的な打ち手になります。

• 採用が進まず、既存社員の負荷が高い
• ベテランの退職が近く、技能の継承が課題
• 手が回らず後回しになっている業務が多い
• 外国籍の従業員への指示に時間がかかる

セミナー内容

全体は60分。対象業務の選定から運用まで扱います。

時間	内容	ゴール
12:00-12:10	人手不足への対応の考え方	投資すべき方向を定める
12:10-12:30	少人数の職場で効く使い方	自社の適用先を特定する
12:30-12:45	技能継承と多言語対応	後回しの業務を動かす方法を得る
12:45-12:55	品質を保つ確認工程	安全な運用ルールを持ち帰る
12:55-13:00	質疑応答	個別課題への回答

第1部：対応の方向づけ

採用強化・省人化・処理量向上のどれに投資するか。生成AIが効くのは3つ目です。

第2部：効く使い方

報告書、見積書の説明文、顧客対応の文面、社内連絡。日々発生する文章業務から着手します。

第3部：技能継承と多言語

口頭説明の文書化、手順書の平易化、やさしい日本語や他言語への変換を扱います。

第4部：品質管理

確認する人、確認する箇所、確認しない箇所を決める運用設計を共有します。

少人数の職場で最初に効く4つの用途

人数が限られる職場では、全員が使える汎用的な用途から入るほうが定着します。

用途	対象者	削減の目安	品質リスク
日報・報告書の作成	現場全員	1件あたり10〜20分	低い
顧客向け文面の作成	営業・事務	1件あたり5〜15分	中（要確認）
既存資料の要約・整形	管理職	1件あたり30分以上	低い
口頭説明の手順書化	ベテラン＋記録役	1本あたり数時間	中（要確認）

日報は箇条書きから文章に整える使い方が定着しやすい

現場からの入力は箇条書きのままとし、報告用の文章への整形を任せます。書くことへの心理的な負担が減り、報告の質と頻度が同時に上がります。

顧客向けの文面は、たたき台までを任せる

謝罪、納期変更の連絡、見積の説明。書き出しに時間がかかる文面をたたき台として出させ、内容と敬語を担当者が確認して送ります。若手の作成時間が大きく縮みます。

管理職の資料読み込みを軽くする

複数の報告書、業界資料、議事録をまとめて要約させ、要点だけを確認する運用にすると、意思決定にあてる時間が増えます。

ベテランの知見を残す

技能継承は重要と分かっていても、手順書を書く時間が取れないために進みません。負担の大部分は「文章にする作業」であり、ここを軽くすると一気に進みます。

30分の聞き取りを録音し、文字起こしから手順書にする

ベテランに手順を口頭で説明してもらい、録音を文字に起こしたうえで手順書の形式に整えます。本人が書く必要がないため協力を得やすく、1回30分で1工程分が形になります。

できあがった手順書は必ず本人に確認してもらう

生成された文章には、説明の意図とずれる箇所が含まれます。本人が読んで修正する工程を必ず挟みます。ゼロから書くより負担は格段に軽くなります。

外国籍従業員向けの変換も同じ素材から作れる

完成した手順書を、やさしい日本語や必要な言語に変換します。指示の行き違いによる手戻りが減り、教育にかかる時間も短縮できます。

品質を落とさないための確認工程

効率化と品質は両立できますが、そのためには「確認する箇所」をあらかじめ決めておく必要があります。

固有名詞・数値・日付は必ず人が確認する

顧客名、金額、納期、型番。ここに誤りがあると信用を失います。逆に、言い回しや構成は多少の揺れがあっても実害がないため、確認の労力をここに集中させます。

社外に出る文書は二人目の目を通す

作成者と別の人が最終確認する運用を維持します。生成AIを使うことで作成時間が減った分を、この確認にあてると全体の品質は上がります。

使わない業務も明文化する

契約書の作成、法令解釈、人事評価の判断。これらは対象外とすることを文書で示しておくと、現場が迷わずに済みます。

効果は人時で記録する

「便利になった」では投資判断ができません。対象業務にかかっていた時間を導入前後で記録し、月あたり何時間分の余力が生まれたかを数字で残します。

セミナー開催日・場所

日時	2024年3月22日(金)
時間	12:00-13:00
参加費用	無料
場所	WEBによるオンライン開催
視聴方法	Zoomでのオンライン配信（視聴URLはお申し込みいただいた方にご案内します）
スケジュール	開始10分前より入室いただけます。講演のあと、質疑応答のお時間を設けています。
諸注意	本セミナーは競合企業様のご参加をお断りさせていただく場合がございます。あらかじめご了承ください。
主催	株式会社Digital&
セミナー番号	D01

よくある質問