データ連携でDXを前に進める｜システム間の分断を解消する手順

販売管理、会計、在庫、勤怠。それぞれにシステムはあるのに、間を人が手作業でつないでいる——この状態が業務改善の最大のボトルネックになっています。本セミナーでは、システム間の分断がどこで起きているかを可視化し、データ連携によって手作業を減らしていく進め方を解説しました。

セミナー概要

DXが進まない原因を聞くと「システムが古いから」と答える企業が多いのですが、実際に時間を奪っているのは、システムそのものよりもシステムとシステムの間にある手作業です。受注データを会計システムに手で入力する、在庫表をExcelに転記する、勤怠を集計して給与システムに打ち込む。1件あたりは数分でも、件数が積み上がると相当な時間になります。

この「間」を埋めるのがデータ連携です。基幹システムの入れ替えに比べて費用も期間も小さく、効果が見えやすいため、DXの最初の一手として現実的です。本セミナーでは、洗い出しから手段の選定、運用までを一連の流れとして扱いました。

• システムはあるのに転記作業が減らない
• 基幹システムの入れ替えを検討しているが判断がつかない
• 部門ごとにExcelが乱立している
• 大きな投資をせずに改善できる範囲を知りたい

セミナー内容

当日は、分断の可視化・手段の選定・運用設計という3部構成で進めました。連携の手段は、費用と難易度によって次の3つに整理できます。

【第一部】分断はシステムの「間」で起きている

まず、業務の流れに沿って「どこで人がデータを運んでいるか」を書き出します。部門をまたぐ箇所と、システムをまたぐ箇所に、ほぼ必ず手作業が挟まっています。

この作業は、担当者に聞くだけでは出てきません。日常になっているため、本人が手作業だと認識していないことがあるからです。業務の流れ図を一緒に描きながら確認するのが確実です。

【第二部】手段は費用と件数で選ぶ

いきなりAPI連携を検討する必要はありません。月に数回の転記であれば、CSVの受け渡しを整えるだけで十分な場合もあります。

判断の目安は件数です。日次で発生し、1回あたり10分を超えるならツールやAPIの検討価値があります。逆に月1回であれば、手順書を整えるほうが早く安く済みます。

【第三部】つないだ後に必要なこと

つないで終わりにすると、しばらくして止まります。誰がエラーを検知するのか、どこに記録を残すのか、仕様変更があったとき誰が直すのか。この3つを決めておかないと、結局また手作業に戻ってしまいます。

特に、連携が止まったことに気づかないまま数日経つケースが最も損害が大きくなります。エラー時の通知先を必ず設定してください。

着手順の決め方

すべてを一度につなごうとすると計画が止まります。次の順序で優先度をつけると、投資判断がしやすくなります。

転記の件数と時間を数える

月間の件数と1件あたりの所要時間を掛けて、削減できる時間を算出します。ここで大きい業務から着手します。

入力ミスの影響が大きい業務を優先する

金額や在庫数など、間違うと後工程に影響が及ぶ業務は、時間削減以上の価値があります。

既存システムの入れ替えは後回しにする

古いシステムでも、データを取り出せるなら連携で当面しのげます。入れ替えの判断は、保守期限と改修費用を見てから行います。

脱Excelを急ぎすぎない

部門ごとに乱立したExcelは、確かに管理上の課題です。ただし、いきなり全廃を目指すと現場が止まります。

現実的なのは、入力元を1つに絞り、Excelは出力側として残すという考え方です。データの発生源を統一できれば、二重入力と数字の食い違いは解消します。見た目の管理方法まで一度に変える必要はありません。

補助金と組み合わせた投資計画

システム連携やツール導入は、IT導入補助金などの対象になる場合があります。対象経費と申請時期は制度ごとに異なるため、導入スケジュールを決める前に確認しておくと計画が立てやすくなります。

ただし補助ありきで進めると、不採択時に計画全体が止まります。補助がなくても実行するかどうかを先に決めておくことをおすすめしました。

セミナー開催日・場所

よくある質問