中小企業の人手不足をRPAで解消｜投資判断と社内展開の進め方

採用しても人が集まらない、募集をかけても応募が来ない。地方の中小企業ほど、人を増やすことで業務量に対応する方法が難しくなっています。本セミナーでは、人員を増やさずに業務をさばくための手段としてRPAを取り上げ、経営者が投資を判断するために必要な考え方と、社内に広げていく進め方を解説しました。

セミナー概要

人手が足りないとき、最初に検討されるのは採用です。しかし採用には募集費用と時間がかかり、入社後の育成期間も必要になります。地方では母集団そのものが縮小しているため、採用だけで不足分を埋め続けるのは現実的ではありません。

そこで並行して検討したいのが、いま人が行っている作業のうち、人でなくてもよいものを機械に渡すという考え方です。本セミナーは技術解説ではなく、経営者が「いくらかけて、いくら戻るのか」を判断できるようになることを目的に構成しました。

• 募集をかけても応募が集まらない状態が続いている
• 増員せずに業務量に対応する方法を探している
• 投資判断に必要な数字の見方を知りたい
• 一部門で試したが、全社に広げられていない

セミナー内容

当日は、投資判断・補助金の活用・社内展開という3部構成で解説しました。まず判断に使う数字は、次の3つに整理できます。

【第一部】投資判断はどの数字で行うか

上の3つを押さえれば、経営会議で議論できる状態になります。あわせてお伝えしたのは、削減時間をそのまま人件費削減として計上しない、という点です。

実際には人員を減らすのではなく、空いた時間を別の業務に充てる企業がほとんどです。その場合は「増員せずに新しい業務を担えるようになった」という形で効果を測ります。この整理をしておかないと、社内で「人減らしのための施策」と受け取られてしまいます。

【第二部】補助金を組み合わせて初期負担を下げる

ソフトウェアの導入費用は、IT導入補助金や省力化に関する支援制度の対象になる場合があります。制度によって対象となる経費の範囲や申請時期が異なるため、導入スケジュールを決める前に公募時期を確認しておくと、無理のない計画が立てられます。

補助を前提にする場合は、採択されなかったときにどうするかも同時に決めておきます。ここを決めずに進めると、不採択の時点で計画全体が止まってしまいます。

【第三部】社内に広げる順序

全社一斉に始めると、どこで詰まっているのかが見えなくなります。まず経理か総務の定型業務を1つ選び、完成させることを優先します。

成果は「何時間減ったか」という数字で社内に共有します。朝礼や社内報で伝えると、他部門から相談が上がるようになります。推進担当が説得して回るより、この形のほうが早く広がります。

現場の不安に先回りする

自動化は「自分の仕事がなくなる」と受け取られることがあります。何を機械に渡し、空いた時間で何をしてほしいのかを、経営から先に伝えておくことが定着を左右します。

実際に効果が出ている企業では、削減できた時間を顧客対応や改善活動に振り向けています。その方針を最初に示しておくと、現場からの協力が得られやすくなります。

規模別に見た着手のしかた

従業員規模によって、始め方と体制の組み方が変わります。

セミナー開催日・場所

よくある質問