RPA導入の進め方｜自動化に向く業務の見極めと止まらない運用

人員を増やせないなかで業務量だけが増えていく——RPAはその打開策として検討されますが、「導入したのに動かなくなった」という声も少なくありません。本セミナーでは、自動化に向く業務の見極め方から、対象業務の棚卸し、ツール選定、そして止まらない運用体制の作り方までを一連の流れで解説しました。

セミナー概要

RPAは、人がパソコン上で行っている操作を記録し、ソフトウェアに代行させる仕組みです。転記、照合、集計、定型メールの送信など、手順が決まっている作業ほど効果が出ます。反対に、都度の判断が必要な業務や、手順そのものが頻繁に変わる業務は向きません。

本セミナーは、ツールの機能紹介ではなく「どの業務を、どの順で自動化するか」に焦点を当てて構成しました。導入がうまくいかない企業に共通するのは、ツールを決めてから対象業務を探していることです。順序を逆にするだけで、失敗の多くは避けられます。

• 人を増やせないまま業務量が増え続けている
• RPAを導入したが、動かなくなって放置されている
• どの業務から自動化すればよいか判断できていない
• 外注費が膨らみ、社内でどこまで扱えるか整理したい

セミナー内容

当日は3部構成で、対象業務の選び方、棚卸しの手順、運用体制の順に解説しました。まず前提として、自動化に向く業務は次の3つの観点で判断できます。

【第一部】自動化に向く業務の見極め方

上の3つの観点すべてに当てはまる業務から着手すると、短期間で効果が見えます。逆に、判断が多い業務を最初に選ぶと、例外処理の作り込みで工数が膨らみ、途中で止まってしまいます。

あわせて、業務を「工程」に分解して見ることをおすすめしました。業務全体は自動化できなくても、そのうちの転記工程だけなら任せられる、というケースが多くあります。

【第二部】棚卸しから着手順を決めるまで

部門ごとに業務を洗い出し、1件あたりの所要時間と月間の発生件数を書き出します。この2つを掛ければ月間の削減見込み時間が出ます。次に、手順の複雑さから難易度を三段階で評価し、削減時間が大きく難易度が低いものから並べます。

当日は、最初の1件は「効果が大きい業務」ではなく「確実に完成する業務」を選ぶことをおすすめしました。小さくても動くものが1つできると、社内の理解が一気に進みます。

【第三部】止まらない運用をつくる

RPAが止まる原因の多くは、対象システムの画面変更です。止まったときに誰が直すのか、どのくらいの時間で復旧させるのかを、導入前に決めておきます。

また、作った本人しか中身を把握していない状態は、その人の異動や退職で止まります。処理の目的、対象システム、実行タイミングを一覧で残し、社内の誰が見ても状況を追える形にしておくことが重要です。

導入前に決めておく4つのこと

ツール選定より先に、社内で合意しておくべき項目があります。ここが曖昧なまま進めると、運用段階で必ず詰まります。

内製と外注の線引き

すべてを社内で作る必要はありませんが、丸ごと任せると修正のたびに費用と時間がかかります。

仕様の把握は社内に残す

どのシステムに、どの順で、何をさせているか。この理解が社内にあれば、外注先が変わっても引き継げます。

作成は難易度で分ける

単純な転記は社内、複数システムをまたぐ複雑な処理は外注、という分け方が現実的です。

保守の契約範囲を明確にする

画面変更への対応が契約に含まれているかを、発注前に必ず確認します。

セミナー開催日・場所

よくある質問