クリニックの業務DX入門｜予約・問診・受付の負担を減らす

受付の電話が鳴り止まない、待合が混雑する、紙の問診票を入力し直している——限られたスタッフでこれらを回すのは大きな負担です。予約、問診、受付。この3つをデジタル化するだけで、スタッフの業務時間と患者の待ち時間の双方が改善します。本セミナーでは、導入の順序と、現場に定着させる方法を解説します。

セミナー概要

医療機関の事務負担は、患者対応と記録作業に集中しています。とくに電話予約の対応は、他の業務を中断させるため、実際の通話時間以上の負担になっています。

セミナーの前半では、負担の内訳を分解します。電話対応、問診票の配布と回収、内容の入力、待合の案内。それぞれ何分かかっているかを把握すると、着手すべき箇所が見えてきます。

後半では、導入の順序を扱います。すべてを一度に変えると現場が混乱します。予約から始め、次に問診、最後に受付という順序が、負担を抑えながら効果を出す進め方です。あわせて、紙を希望する患者への対応もお伝えします。

• 受付スタッフの業務が過重になっている
• 電話対応で他の業務が止まる
• 待ち時間への苦情がある
• 紙の問診票の入力に時間がかかっている

セミナー内容

全体は60分。負担の把握、導入順序、定着の順に扱います。

時間	内容	ゴール
12:00-12:10	事務負担の内訳	削減対象を特定する
12:10-12:30	予約・問診・受付の順に導入	進め方を決める
12:30-12:45	紙との併用と患者への配慮	混乱を避ける
12:45-12:55	費用と制度	投資判断ができる
12:55-13:00	質疑応答	個別の相談

第1部：負担の把握

電話、問診、受付、記録。それぞれの所要時間を洗い出します。

第2部：導入の順序

予約、問診、受付。順に導入する理由と、それぞれの効果を扱います。

第3部：併用と配慮

紙を希望する患者への対応、高齢者への案内方法を扱います。

第4部：費用

導入費用、月額、活用できる制度を整理します。

予約から着手するのが効果的

最も負担が大きく、効果も見えやすい領域です。

領域	現状の負担	導入後	効果が出るまで
電話予約	1件3〜5分、他業務を中断	Web予約に一部移行	1〜2か月
問診票	配布・回収・入力で1件5分	事前入力で入力作業がゼロに	2〜3か月
受付	来院ごとに対応	自動受付機や事前チェックイン	3か月〜
会計	待ち時間が発生	事前決済や自動精算	3か月〜

Web予約は電話をなくすものではない

全員がWebに移行するわけではありません。半数程度が移行するだけで、電話対応の時間は大きく減ります。電話も併用する前提で導入します。

問診の事前入力は入力作業をなくす

来院前にスマートフォンで入力してもらえば、紙の内容を職員が打ち直す作業がなくなります。診察前に内容を確認できるため、診察の効率も上がります。

導入は1つずつ、間隔を空ける

予約と問診を同時に変えると、患者もスタッフも混乱します。1つが定着してから次に進む順序が確実です。

紙との併用を前提に設計する

全員をデジタルに移行させようとすると、患者離れにつながります。

紙を希望する患者には従来どおり対応する

高齢の患者やスマートフォンを持たない方には、これまでどおり紙で対応します。デジタルは選択肢を増やすものであり、置き換えるものではありません。

院内に案内を掲示して段階的に周知する

待合や受付に案内を掲示し、来院時に口頭で案内します。急に切り替えるのではなく、数か月かけて周知します。

操作が分からない患者への対応を決めておく

受付で操作を手伝う、家族に案内する。誰がどう対応するかを決めておかないと、かえって受付の負担が増えます。

導入前にスタッフで試す

患者に案内する前に、スタッフ全員が実際に操作してみます。分かりにくい箇所を把握しておくと、案内の質が上がります。

費用と効果の判断

月額費用と、削減できる人件費を比較します。

削減される時間を人時で計算する

電話対応、問診票の入力、受付対応。それぞれ1日あたり何分減るかを見積もり、月間の人時に換算します。この数字と月額費用を比較します。

患者満足への影響も評価に含める

待ち時間の短縮、予約の取りやすさ。これらは直接の金額にはなりませんが、口コミと再来院に影響します。

既存の電子カルテとの連携を確認する

連携できない場合、二重入力が発生します。導入前に必ず確認します。

補助制度の活用を検討する

医療機関向けの支援制度や、IT導入に関する制度があります。当日は概要をご案内します。

セミナー開催日・場所

日時	2025年7月23日(水)
時間	12:00-13:00
参加費用	無料
場所	WEBによるオンライン開催
視聴方法	Zoomでのオンライン配信（視聴URLはお申し込みいただいた方にご案内します）
スケジュール	開始10分前より入室いただけます。講演のあと、質疑応答のお時間を設けています。
諸注意	本セミナーは競合企業様のご参加をお断りさせていただく場合がございます。あらかじめご了承ください。
主催	株式会社Digital&
セミナー番号	D18

よくある質問