セミナーレポート 2025年11月5日(水) 15:00-16:00 開催終了
リンクを共有する
手順書を作るべきだと分かっていても、書く時間が取れずに何年も先送りになっている——多くの企業に共通する状況です。負担の大部分は「文章にする作業」であり、ここは生成AIで大きく軽減できます。本セミナーでは、ベテランへの30分の聞き取りから手順書を作る具体的な手順を解説します。
技能や判断基準が個人に閉じている状態は、退職や休職で失われるリスクを抱えます。文書化の必要性は誰もが理解していますが、実際に進まないのは、書く作業に時間がかかるためです。
セミナーの前半では、聞き取りから文書化までの流れを扱います。ベテランに口頭で説明してもらった内容を録音し、文字にして、手順書の形式に整える。本人が書く必要がないため、協力が得られやすくなります。
後半では、既存資料の整理を扱います。バラバラの形式で存在する手順書、メモ、メールでのやり取り。これらを統一した形式に整えるのも、生成AIが得意とする作業です。あわせて、更新され続ける仕組みもお伝えします。
全体は60分。聞き取り、整理、運用の順に扱います。
| 時間 | 内容 | ゴール |
|---|---|---|
| 15:00-15:10 | 文書化が進まない理由 | 負担の所在を理解する |
| 15:10-15:35 | 聞き取りから手順書まで | 実際の手順を身につける |
| 15:35-15:50 | 既存資料の整理と更新 | 継続する仕組みをつくる |
| 15:50-16:00 | 質疑応答 | 個別の相談 |
文書化の負担のうち、書く作業が占める割合を確認します。
質問の準備、録音、文字起こし、整形。一連の流れを扱います。
既存資料の統一、用語の揃え方、更新の運用を扱います。
本人に書かせないことが、進める最大のコツです。
| 工程 | 所要時間 | 担当 | ポイント |
|---|---|---|---|
| 質問の準備 | 15分 | 記録担当 | 工程を分けて聞く順序を決める |
| 聞き取りと録音 | 30分 | ベテラン＋記録担当 | 作業しながら話してもらう |
| 文字起こし | 5分 | 記録担当 | 自動で文字化できる |
| 手順書への整形 | 10分 | 記録担当 | 形式を指定して生成 |
| 本人による確認 | 15分 | ベテラン | 意図とのずれを修正 |
| 公開・共有 | 10分 | 記録担当 | 保管場所と周知 |
会議室で説明を求めると、抽象的な話になります。実際の作業現場で、手を動かしながら説明してもらうと、細かな判断やコツが自然に出てきます。
手順だけを記録しても、例外に対応できません。なぜその方法を選ぶのか、他の方法だと何が起きるのか。この背景が、応用の効く手順書をつくります。
生成された文章には、説明の意図とずれる箇所が含まれます。本人が読んで修正する工程を必ず挟みます。ゼロから書くより負担は格段に軽くなります。
文章だけでは伝わらない動作があります。聞き取りと同時に撮影しておくと、手順書の価値が大きく上がります。
ゼロから作る前に、既にあるものを整理します。
部門ごとにバラバラの形式で存在する手順書を、同じ構成に整え直します。目的、対象、手順、注意点、関連文書。この5項目に揃えるだけで、探しやすく読みやすくなります。
社内で当たり前に使われている用語が、新人には分かりません。用語集を作るか、初出時に説明を添える形に整えます。
廃止された機器、変わった手順、使われていない様式。既存資料を読み込ませて、更新が必要そうな箇所を列挙させると、確認の効率が上がります。
完成した手順書を、やさしい日本語や必要な言語に変換します。指示の行き違いによる手戻りが減り、教育の時間も短縮できます。
作って終わりでは、数年で使われなくなります。
個人のパソコン、共有フォルダ、紙のファイル。散在していると、どれが最新か分かりません。1か所に集約し、そこを見れば必ず最新版がある状態にします。
手順が変わったときに誰が気づき、誰が直すか。担当を決めておかないと、古い手順が残り続けます。年1回の見直し時期も設定します。
実際に使う人が「ここが違う」と気づく場面が最も多くあります。簡単に報告できる方法を用意すると、精度が上がっていきます。
顧客名、取引条件、個人情報。手順書に含まれる場合は、入力する前に伏せます。一般化した表現で処理し、後から差し替える運用にします。
| 日時 | 2025年11月5日(水) |
|---|---|
| 時間 | 15:00-16:00 |
| 参加費用 | 無料 |
| 場所 | WEBによるオンライン開催 |
| 視聴方法 | Zoomでのオンライン配信（視聴URLはお申し込みいただいた方にご案内します） |
| スケジュール | 開始10分前より入室いただけます。講演のあと、質疑応答のお時間を設けています。 |
| 諸注意 | 本セミナーは競合企業様のご参加をお断りさせていただく場合がございます。あらかじめご了承ください。 |
| 主催 | 株式会社Digital& |
| セミナー番号 | D26 |
ベテランが協力してくれるか不安です。
書く負担がないことを伝えると、協力が得られやすくなります。
どの業務から始めるべきですか。
退職が近い人が担当している業務、または一人しかできない業務が優先です。
文字起こしはどうやって行いますか。
当日、方法をご紹介します。
アーカイブ配信はありますか。
お申し込みいただいた方に後日ご案内します。
優先順位が決まれば、1業務30分から着手できます。無料経営相談では、業務と体制をうかがい、進め方を整理してお伝えします。
本セミナーは終了しました
リンクを共有する
